Инструкция, утвержденная данным документом, введена в действие с 1 февраля 2024 года.

8.8. ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

8.8.1. Документы, отправляемые Службой, передаются почтовой связью, спецсвязью, по информационно-телекоммуникационным каналам, электронной почте. Нарочным способом работниками службы делопроизводства передаются документы, как правило, в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации с соответствующим реестром, форма которого определяется принимающей стороной.

8.8.2. Обработка документов, подписанных руководителем Службы, для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства, а подписанных заместителями руководителя Службы - работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего заместителя руководителя Службы. Обработанные документы передаются работнику службы делопроизводства для отправки.

8.8.3. Обработка документов для отправки почтовой связью, подписанных начальником структурного подразделения, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего подразделения. Обработанные документы передаются в службу делопроизводства:

- для отправки в Администрацию Президента Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, министерства, ведомства, территориальные органы Службы и подведомственные ей организации передаются в службу делопроизводства исполнителем без конвертов. Реквизит "Адресат" отправляемого документа не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов исполнителем документа составляется указатель рассылки (приложение N 37);

- корреспонденция организациям и физическим лицам исполнителем документа передается в службу делопроизводства в незапечатанном конверте, с указанием на нем точного адреса и почтового индекса отделения связи адресата.

В случае отсутствия полных реквизитов адресата на письме и на конверте указываются те реквизиты, которые были указаны адресатом.

8.8.4. При необходимости доставки почты заказным видом отправки или с уведомлением исполнитель в указателе рассылки должен указать конкретный вид оформления отправки с приложением подписанного списка на отправку (приложение N 38) и уведомления о вручении.

8.8.5. При возврате почтовой корреспонденции, отправленной адресатам с неправильно оформленным почтовым адресом, или по другим причинам, данная корреспонденция возвращается работником службы делопроизводства исполнителям.

8.8.6. Документы, требующие срочной отправки нарочно в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации передаются исполнителем полностью оформленными в соответствии с главой II настоящей Инструкции непосредственно начальнику службы делопроизводства, а в его отсутствие (командировка, отпуск и т.п.) - лицу, его замещающему.

8.8.7. Документы на бумажном носителе, требующие срочной отправки нарочно в министерства и ведомства, доставляются адресату непосредственно исполнителями.

8.8.8. Документы, подлежащие отправке почтовой связью, должны обрабатываться работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего подразделения, в день их подписания, а подписанные в конце рабочего дня - не позднее следующего рабочего дня и передаваться работнику службы делопроизводства. Полученная корреспонденция направляется из службы делопроизводства адресату в течение одного рабочего дня.

Если разница между датой регистрации документа и датой передачи исполнителем документа на отправку превышает сутки, документы на отправку принимаются со служебной запиской за подписью начальника структурного подразделения.

Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по электронным каналам принимает структурное подразделение - исполнитель.

Ответ на обращение направляется заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в Службу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме, если заявитель не указал иной способ доставки.

8.8.9. Документы для отправки нарочным способом в адрес Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации принимаются работником службы делопроизводства в рабочие дни до 11 часов.

Документы, переданные позже указанного времени, отправляются адресатам на следующий рабочий день.

8.8.10. Отправлять исходящие документы Службы без присвоенных исходящих номеров не допускается.

8.8.11. Документы с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям заказной почтой (с оформлением отправки согласно п. 8.8.3).