8.10. ТЕЛЕФОНОГРАММА

8.10.1. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера в федеральные органы исполнительной власти, организации (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

8.10.2. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается начальником структурного подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону ответственным работником службы делопроизводства, делопроизводителем структурного подразделения и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

8.10.3. Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилию, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.

8.10.4. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

8.10.5. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.

8.10.6. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями на специальном бланке (приложение N 41) или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия, работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы.

8.10.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.

8.10.8. Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.

8.10.9. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

- исходящим регистрационным номером телефонограммы;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.