1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

83.

Перечни документов с указанием сроков хранения (1)

Пост. (2)

ДЗН

ДЗН

84.

Примерные номенклатуры дел

Пост.

ДЗН

ДЗН

85.

Номенклатуры дел организации

Пост. (1)

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) Структурных подразделений - 3 г.

86.

Альбомы, сборники унифицированных форм документов (шаблонов) в организации

ДЗН

ДЗН

ДЗН

87.

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов

1 г. (1)

1 г. (1)

1 г. (1)

(1) После снятия с контроля

88.

Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)

3 г. (1)

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После замены новыми

89.

Переписка о нарушении правил пересылки документов

1 г.

1 г.

1 г.

90.

Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 г.

3 г.

3 г.

91.

Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов

ДЛО

ДЛО

ДЛО

92.

Акты об уничтожении печатей и штампов

3 г. (1)

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - ДЛО

93.

Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера

10 л. ЭПК (1)

10 л. ЭПК (1)

10 л. ЭПК (1)

(1) После замены новыми

94.

Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа

3 г. (1)

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором)

95.

Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа

3 г. (1)

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После прекращения трудовых отношений

96.

Документы (планы, заключения, справки, доклады, отчеты, расчеты, обоснования, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления

5 л.

5 л.

5 л.

97.

Справки об объеме документооборота в организации

1 г.

1 г.

1 г.

98.

Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)

Пост. (1) (2)

Пост. (1) (2)

Пост. (1) (2)

99.

Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива

Пост. (1)

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации

100.

Описи дел организации (1):

(1) Структурных подразделений - 3 г. после утверждения (согласования) описей

а) постоянного хранения;

Пост. (2)

Пост. (2)

Пост. (2)

б) по личному составу;

50 л. (2)

50 л. (2)

50/75 л. (2)

в) временного (свыше 10 лет) хранения

3 г. (3)

3 г. (3)

3 г. (3)

101.

Топографические указатели

1 г. (1)

1 г. (1)

1 г. (1)

(1) После замены новыми

102.

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам

5 л.

5 л.

5 л.

103.

Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование

3 г. (1)

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 л.

104.

Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов

3 г. (1)

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После возвращения документов. При невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда - Пост.

105.

Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 л.

5 л.

5 л.

106.

Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

107.

Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства

5 л. (1)

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

108.

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела

5 л.

5 л.

5 л.

109.

Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:

а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;

Пост. (1)

Пост. (1)

Пост.

б) распорядительных документов по личному составу;

50 л. ЭПК (2)

50 л. ЭПК (2)

50/75 л. ЭПК (2)

в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;

5 л. (1)

5 л. (1)

5 л.

г) поступающих и отправляемых документов;

5 л. (1)

5 л. (1)

5 л.

д) исполнения документов;

3 г.

3 г.

3 г.

е) обращений граждан;

5 л. (1)

5 л. (1)

5 л.

ж) телеграмм, телефонограмм;

3 г.

3 г.

3 г.

з) фото-, фоно -, видеодокументов;

3 г.

3 г.

3 г.

и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;

1 г.

1 г.

1 г.

к) использования съемных носителей информации

5 л.

5 л.

5 л.

110.

Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:

а) приема посетителей;

3 г.

3 г.

3 г.

б) рассылки документов;

1 г.

1 г.

1 г.

в) бланков строгой отчетности;

3 г. (1)

3 г. (1)

3 г. (1)

г) копировальных работ;

1 г.

1 г.

1 г.

д) выдачи дел во временное пользование;

3 г. (2)

3 г. (2)

3 г. (2)

е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности;

1 г.

1 г.

1 г.

ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа

5 л.

5 л.

5 л.

111.

Акты об отсутствии (повреждении) документов (приложений) в почтовых отправлениях

3 г.

3 г.

3 г.