Документация

A202. Документация предоставляет доказательства того, что аудиторская организация соблюдает положения данного стандарта, а также законы, нормативные акты или соответствующие этические требования. Она также может быть полезна для профессиональной подготовки персонала и рабочих групп, обеспечивая сохранение знаний организации и наличие истории оснований для решений, принятых аудиторской организацией в отношении ее системы управления качеством. При этом документальное оформление аудиторской организацией каждого рассмотренного вопроса или сформированного суждения в отношении системы управления качеством не является ни необходимым, ни целесообразным. Кроме того, соблюдение положений настоящего стандарта может быть доказано аудиторской организацией с помощью компонента информационной системы и информационного взаимодействия, документов или иных письменных материалов либо ИТ-приложений, являющихся неотъемлемой частью компонентов системы управления качеством.

A203. Документация может иметь форму официального письменного руководства, контрольных перечней и форм, а также может быть оформлена неофициально (например, сообщения, направленные по электронной почте, или размещения на веб-сайтах) или находиться в ИТ-приложениях или в других цифровых форматах (например, в базах данных). Факторы, которые могут повлиять на суждения аудиторской организации в отношении формы, содержания или объема документации, в том числе в отношении периодичности ее обновления, могут включать следующее:

- сложность аудиторской организации и количество офисов;

- характер и сложность практики и организационной структуры аудиторской организации;

- характер заданий, выполняемых аудиторской организацией, и характер организаций, для которых выполняются задания;

- характер и сложность документируемого вопроса, например, относится ли он к аспекту системы управления качеством, который изменился, или к области повышенного риска, связанного с качеством, а также сложность суждений, относящихся к данному вопросу;

- частота и степень изменений в системе управления качеством.

В случае менее сложной аудиторской организации наличие документации, подтверждающей предоставляемую информацию, может быть необязательным вследствие возможной эффективности средств неофициального информационного взаимодействия. Вместе с тем менее сложная аудиторская организация может счесть целесообразным документировать такое информационное взаимодействие, чтобы обеспечить доказательства факта его осуществления.

A204. В некоторых случаях внешний уполномоченный орган может устанавливать требования к документации в официальной или неофициальной форме, например, в результате замечаний по итогам внешних проверок. Соответствующие этические требования также могут включать конкретные требования в отношении документации, например Кодекс СМСЭБ требует документального оформления определенных вопросов, включая некоторые ситуации, связанные с конфликтами интересов, несоблюдением законов и нормативных актов и независимости.

A205. От аудиторской организации не требуется документировать рассмотрение каждого условия, события, обстоятельства, действия или бездействия по каждой цели в области обеспечения качества или каждому риску, который может повлечь за собой риск, связанный с качеством. Однако при документальном оформлении рисков, связанных с качеством, и ответных мероприятий аудиторской организации, связанных с этими рисками, аудиторская организация может документально оформить причины оценки рисков, связанных с качеством (то есть существование и влияние на достижение одной или нескольких целей в области обеспечения качества, которые были рассмотрены), чтобы подтвердить последовательное внедрение и проведение мероприятий.

A206. Документация может быть представлена сетью, другими организациями, входящими в сеть, или структурами, или организациями внутри сети.