6. Утилизация записей

92. Следует организовать документированный процесс удаления записей таким образом, чтобы обеспечить удаление данных, подлежащих удалению по истечении установленного срока хранения. Система должна гарантировать, что текущие записи не подвергнутся случайному уничтожению и исторические записи непреднамеренно не будут возвращены в число текущих записей (например, исторические записи перепутаны и (или) перемешаны с существующими записями).

93. В регулируемой компании должна вестись запись (реестр), фиксирующая надлежащее и своевременное уничтожение изъятых из обращения записей.

94. Следует принять меры для снижения риска удаления непредусмотренных для уничтожения записей. Права доступа, позволяющие удалять записи, следует ограничить и предоставлять только ограниченному кругу лиц.

95. При использовании распечаток, которые не являются устойчивыми к хранению (перманентными) (например, на термотрансферной бумаге), заверенную (истинную) копию следует сохранить, а оригинал, не являющийся перманентным, допускается уничтожить. Бумажные документы могут быть заменены сканированными копиями при условии соблюдения принципов истинной копии, приведенных в пунктах 82 - 84 настоящего Руководства.