Ведение и завершение бумажной записи

74. Рукописные записи ведутся и завершаются в следующем порядке:

а) записи делаются лицом, выполнившим задание;

б) неиспользованные, пустые поля в документах перечеркиваются, датируются и подписываются;

в) записи выполняются четким и разборчивым почерком;

г) заполнение полей дат производится в формате, определенном для производственной площадки (например, ДД.ММ.ГГГГ);

д) внесение (выполнение) записей должно осуществляться своевременно;

е) записи должны быть нестираемыми. Использование карандашей, пишущих устройств с исчезающими (термочувствительными) чернилами не допускается;

ж) записи подписываются и датируются с использованием уникального идентификатора, присваиваемого автору записи.

75. Следует обеспечить прослеживаемость любых определяемых пользователем параметров в рамках деятельности по обработке данных. Записи должны позволять восстанавливать всю деятельность по обработке данных, независимо от того, сообщается ли о результатах этой обработки впоследствии или они используются иным образом. Если обработка данных повторяется с постепенным изменением параметров обработки, то это должно быть видимым для обеспечения того, чтобы параметры обработки не были использованы для достижения более желательной конечной точки.

76. Поправки в записях следует вносить таким образом, чтобы обеспечить полную прослеживаемость, в том числе применяя:

а) зачеркивание записи, которая подлежит изменению, способом, позволяющим прочитать зачеркнутое (например, одной линией);

б) указание причины исправления (где возможно), с ее фиксацией и проверкой, если это критично;

в) указание фамилии и инициалов лица, внесшего изменения, и даты их внесения.