Распределение бумажных записей

73. Бумажные записи должны распределяться в соответствии со следующими правилами:

а) обновленные версии следует распространять своевременно, при этом только текущая утвержденная версия может быть доступна для использования;

б) устаревшие основные документы и файлы архивируются, доступ к ним ограничивается;

в) все выданные и неиспользованные бумажные документы собираются и уничтожаются соответствующим образом;

г) выдача контролируется с помощью защищенного штампа или бумажного цветового кода, который не должен находиться в рабочих зонах или другой соответствующей системе;

д) незаполненные (пустые) документы следует идентифицировать с помощью уникального идентификатора. Создание каждого документа нумеруется и записывается.