3.9. Формирование электронного фонда пользования на электронные архивные документы

При формировании ЭФП на электронные архивные документы, поступающие в транспортных контейнерах, в соответствии с требованиями к организационно-техническому взаимодействию информационных систем из контейнера должны быть извлечены метаданные, а также файлы основного документа и приложений в исходном формате, которые включаются в ИС без преобразования. При наличии документов или приложений в графических форматах или аудиовизуальных документов рекомендуется для включения в ИС их преобразовать в PDF/A или с учетом параметров, указанных для ЭФП-3 в п. 3.6 - 3.7.

При приеме аудиовизуальных электронных архивных документов на физически обособленных носителях целесообразно использовать рабочий экземпляр электронных архивных документов для создания ЭФП-3 путем преобразования электронных архивных документов с учетом параметров, рекомендованных для ЭФП-3. Преобразование может быть осуществлено фондообразователем на условиях договора (соглашения), в таком случае ЭФП-3 поступает от организации - источника комплектования на отдельном носителе с соответствующей отметкой, что отражается в учетных метаданных.