1.5. Организация оцифровки силами архива

1.5.1. Обязанности по проведению оцифровки, обеспечению сохранности архивных документов при оцифровке и обеспечению сохранности ЭФП рекомендуется возложить на структурное(ые) подразделение(я) либо должностное лицо архива и закрепить в положении, инструкции, локальном нормативном акте.

Процесс оцифровки подробно описывается в маршрутной (технологической) карте (см. приложение 5).

1.5.2. Функции специалистов, выполняющих работы по созданию фонда пользования, регламентируются должностными инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с квалификационными требованиями, содержащимися в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих <26> (к должностям "главный (ведущий) архивист", "главный (ведущий) методист", "хранитель фондов", "главный (ведущий) специалист лаборатории обеспечения сохранности архивных документов") или профессиональных стандартах "Специалист архива" <27>, "Специалист по формированию электронного архива" <28>.

--------------------------------

<26> Раздел "Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов" Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих: утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11 апреля 2012 г. N 338н. URL: https://docs.cntd.ru/document/902343110 (дата обращения: 01.12.2022).

<27> Специалист архива: профессиональный стандарт: утв. приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18 марта 2021 г. N 140н (действует с 1 сентября 2021 г. по 1 сентября 2027 г.). URL: https://docs.cntd.ru/document/603354683?marker=6520IM (дата обращения: 01.12.2022).

<28> Специалист по формированию электронного архива: профессиональный стандарт: утв. приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 апреля 2018 г. N 266н. URL: https://docs.cntd.ru/document/557365898?marker=64U0IK (дата обращения: 01.12.2022).

Операторам, выполняющим работы по оцифровке архивных документов, рекомендуется пройти обучение и/или повышение квалификации по соответствующим программам.

1.5.3. Определение прогнозируемой стоимости проектов по оцифровке основывается на расчете трудозатрат. При создании ЭФП задействуется труд работников архива, а также используются специфические материальные ресурсы, включая материальные запасы и оборудование.

Прогнозируемая стоимость проектов по оцифровке формируется исходя из производственной себестоимости и индексируется с учетом коэффициентов, учитывающих планируемый рост оплаты труда и материальных затрат на очередной финансовый год.

Расходы, связанные с созданием ЭФП, включают:

- расходы на оплату труда с начислениями;

- материальные расходы;

- суммы начисленной амортизации;

- прочие расходы.

Расчет затрат на оплату труда основного персонала осуществляется через нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах, на основании утвержденного штатного расписания архива на 1 января текущего года.

При расчете материальных затрат полностью включаются технологически необходимые расходы на создание ЭФП (затраты на приобретение сканирующего оборудования, программного обеспечения, материалов, инструментов, приспособлений, а также работ и услуг, выполняемых сторонними организациями (транспортные услуги по доставке оборудования, техническое обслуживание основных средств) и т.д.).

Также определяется объем работ и материальных затрат, связанных с подготовкой единиц хранения и справочно-поисковых средств к сканированию (проверка, выдача, реставрация, расшивка) и последующему возврату на место хранения (проверка, сшивка, прием).

Сумма начисленной амортизации оборудования, используемого при создании ЭФП, определяется исходя из балансовой стоимости оборудования, годовой нормы его амортизации, годовой нормы времени работы оборудования, необходимого в процессе работы.

Накладные расходы включаются в себестоимость работ по созданию ЭФП через расчетный коэффициент накладных расходов. К накладным расходам относятся те виды расходов, которые необходимы для обеспечения выполнения работы, но не потребляются непосредственно в процессе выполнения работы:

- затраты на вспомогательный персонал (заработная плата с начислениями на оплату труда административно-управленческого аппарата, хозяйственно-обслуживающего и прочего персонала);

- затраты общехозяйственного назначения (расходы на коммунальные услуги и содержание зданий, обеспечение пожарной безопасности и охраны имущества, на информационно-телекоммуникационные, почтовые, телефонные услуги, канцелярские товары, текущий ремонт по видам основных фондов, содержание прилегающей территории и транспорта, на уборку, санитарную обработку помещений и иные расходы);

- расходы на подготовку и переподготовку штатных работников;

- расходы на приобретение пользовательских прав на программное обеспечение.