ВВЕДЕНИЕ

Многолетняя работа архивов по созданию электронного фонда пользования (ЭФП) в настоящее время переходит на новый этап в связи с задачами, в связи с поступательным переходом на удаленное использование документов, хранящихся в федеральных архивах, и справочно-поисковых средств (СПС) к ним посредством ввода в эксплуатацию соответствующей информационной системы.

В субъектах Российской Федерации за последнее десятилетие активно проводились работы по оцифровке архивных документов, были введены в эксплуатацию региональные системы удаленного доступа к СПС и ЭФП. Произошла технологическая модернизация подразделений архивов, занимающихся оцифровкой. По этим причинам возникает необходимость в обобщении и анализе опыта формирования ЭФП, а также в подготовке обновленных методических рекомендаций по его созданию, хранению, учету и использованию.

Настоящие методические рекомендации "Электронный фонд пользования: создание, хранение, учет и использование" (далее - Методические рекомендации) созданы в целях унификации методики работы по созданию, хранению, учету и использованию ЭФП в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации. Разработка данного документа связана с необходимостью обновления методических рекомендаций Росархива и ВНИИДАД (2012) <19> с учетом изменений нормативно-правовой и методической базы, развития технологий и накопленного опыта создания, организации хранения и использования ЭФП к документам на различных носителях в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.

--------------------------------

<19> Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2012. URL: https://archives.gov.ru/sites/default/files/rekomend_el-copy-archival-documents.pdf (дата обращения: 01.12.2022).

Рекомендации состоят из шести разделов. В разделе 1 рассматриваются вопросы организации работы по созданию ЭФП, планирования работы, сформулированы способы создания ЭФП, определены критерии отбора архивных документов, а также дана классификация носителей, подлежащих оцифровке. В разделе 2 содержатся рекомендации по использованию аппаратно-программного обеспечения, носителей информации в архивах при проведении работ по созданию, хранению и использованию ЭФП, функционал информационной системы управления ЭФП. В разделе 3 раскрыты этапы и рабочие процессы по созданию ЭФП, в разделе 4 - порядок учета копий ЭФП, учетные единицы и формы, организация поиска копий ЭФП, в разделе 5 - организация хранения копий ЭФП различных поколений, в разделе 6 - формы доступа к ЭФП, функционирование информационной системы удаленного использования архивных документов (ИС), учет и мониторинг использования ЭФП. Приложения содержат рекомендуемые формы и образцы плановых, отчетных, учетных документов, перечни, классификаторы и другие дополнительные сведения о создании, хранении и использовании ЭФП.