3.6. Создание рабочих копий, копий последующих поколений

3.6.1. Рабочая копия (ЭФП-2) создается путем копирования мастер-копии. Сведения о создании ЭФП-2 вносятся в учетные формы.

3.6.2. Копии ЭФП-3 создаются с рабочей копии со следующими параметрами:

- для предоставления пользователям в читальном зале - в формате JPEG <48> с максимальным разрешением 300 dpi в двух режимах (цветном и "оттенках серого" - при необходимости) в виде файлов страниц (разворотов), организованных в соответствии с архивным расположением документов (последовательностью листов, кадров); в формате PDF/A <49> (одностраничный или многостраничный файл, книга) с разрешением не более 150 - 200 dpi (или многостраничный TIFF с компрессией);

--------------------------------

<48> Создаются в графическом редакторе.

<49> Рекомендуется использовать PDF/A-формат, введенный международным стандартом для долгосрочного архивного хранения ISO 19005-1:2005. Document Management - Electronic Document File Format for Long-Term Preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) [Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1)]. URL: https://www.iso.org/obp/ui#iso:std:iso:19005:-1:ed-1:v1:ru (дата обращения: 01.12.2022); ISO 19005-2:2011. Document Management - Electronic Document File Format for Long-Term Preservation - Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2) [Управление документами. Формат файла электронного документа для долгосрочного хранения. Часть 2. Использование ISO 32000-1 (PDF/A-2)]. URL: https://www.iso.org/ru/standard/50655.html (дата обращения: 01.12.2022); ISO 19005-3:2012. Document Management - Electronic Document File Format for Long-Term Preservation - Part 3: Use of ISO 32000-1 with Support for Embedded Files [Управление документами. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 3. Использование ISO 32000-1 с поддержкой встроенных файлов (PDF/A-3)]. URL: https://www.iso.org/standard/57229.html (дата обращения: 01.12.2022). Создается с использованием программного обеспечения сканера или иного графического редактора.

- для загрузки файлов в информационную систему архива или размещения в Интернете - в формате JPEG с разрешением 72 dpi, оптимальным размером файла не более 200 Кбайт с максимально возможной степенью сжатия (не менее 60%, но не мешающей ознакомлению с документом); в формате PDF/A (многостраничный файл (книга), включающий файлы с изображениями листов документов).

Копии ЭФП в формате PDF следует по возможности подвергать распознаванию текста с помощью соответствующего программного обеспечения. При этом изображение обложки единицы хранения может быть размещено отдельно от текста с распознаванием заголовка или без. Размещение в информационной системе копии единицы хранения или ее части должно сопровождаться включением метаданных согласно правилам, изложенным в разделе 4.

Изображение, размещенное в Интернете, может быть защищено водяным знаком (watermark) с изображением логотипа или названием (аббревиатурой названия) архива. Водяной знак должен отображаться светло-серым полупрозрачным крупным шрифтом, но при этом не должен затруднять чтение документа. Водяной знак должен накладываться автоматически с помощью программного обеспечения в процессе создания ЭФП-3. Для этих целей можно использовать как программное обеспечение, поставляемое со сканерами, так и отдельное программное обеспечение, закупленное и установленное в архиве. Использование онлайн-сервисов для создания водяных знаков не рекомендуется.

После наложения водяных знаков на партию ЭФП-3 необходимо провести визуальный контроль с целью выявления образов документов, чтение информации из которых стало затруднительным. На такие экземпляры ЭФП-3 водяные знаки следует накладывать повторно в ручном режиме.

Конвертация рабочей копии в другой формат осуществляется средствами программного обеспечения сканера либо специальной программы-конвертора. Сведения о созданных копиях и графической обработке изображений отражаются в учетных формах (см. приложение 7).

Разделение копий, отсканированных в разворот, на отдельные страницы возможно проводить программным способом на копиях второго и последующих поколений.

При создании ЭФП-3 возможна обработка в графических редакторах, в частности кадрирование, поворот, исправление недостатков файла изображения: баланс яркости-контрастности, удаление бликов, "подложки", рваных краев документов. Степень обработки зависит от целей создания ЭФП-3. При необходимости может быть осуществлено "обезличивание" информации.