6.3. Удаленный доступ к ЭФП-3

6.3.1. Удаленный доступ к СПС и ЭФП предоставляется путем:

- организации доступа в рамках государственной, в том числе региональной, муниципальной информационной системы, предоставляющей удаленный доступ к архивным документам, информационной системы в рамках сайта архива, уполномоченного органа власти в сфере архивного дела;

- направления копии по защищенным каналам связи, электронной почтой;

- в форме ссылки на скачивание файлов и т.д.;

- путем предоставления удаленного доступа к просмотру файла.

6.3.2. Рекомендуется размещать на сайте архива правила пользования информационной системой.

6.3.3. Рекомендуется организовать доступ к СПС архива:

- без требования регистрации на сайте, без взимания платы за ознакомление с информацией или иное ее использование и иных ограничений;

- без использования программного обеспечения, установка которого на технические средства пользователя информацией требует заключения пользователем лицензионного или иного соглашения с правообладателем программного обеспечения, предусматривающего взимание с пользователя информацией платы.

6.3.4. Рекомендуется организовать доступ к СПС для автоматической (без участия человека) обработки информационными и поисковыми системами.

6.3.5. Рекомендуется предоставлять доступ к электронным копиям архивных документов только после регистрации пользователя, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы (ФГИС) "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме".

6.3.6. При регистрации для организации доступа к личному кабинету пользователь должен:

- дать согласие на обработку персональных данных;

- дать согласие на соблюдение правил пользования ИС;

- заполнить анкету и заказ-требование (для доступа к копиям ЭФП или заказа копий).

6.3.7. Рекомендуется предусматривать через личный кабинет пользователя возможность:

удаленной записи для работы в читальном зале архива (с возможностью заказать дела);

- просмотра копий;

- подачи заявления на оказание услуг, заключения договора (соглашения), в том числе заказа и предоставления пользователю электронных копий ЭФП, включая копии более высокого качества по сравнению с ЭФП-3 (в соответствии с прейскурантом);

- получения счета за выбранные услуги и проведения оплаты;

- отслеживания состояния заказа;

- оформления акта о передаче копии на физически обособленном носителе.

6.3.8. Функционал просмотра копий в личном кабинете ИС рекомендуется организовать следующим образом:

- для образов документов может быть реализован механизм предпросмотра (превью), а также масштабирования изображения (увеличения, уменьшения) и изменения яркости и контрастности;

- в режиме предпросмотра возможно предусмотреть функционал листания кнопками ("вперед"/"назад", "начало"/"конец"), возможность выбора любой страницы, а также возможность выбора удобного режима просмотра (в форме "сетки" или "ленты"), при этом при переходе от одного образа к другому должны сохраняться масштаб и положение образов;

- при разворачивании образа документа на полный экран отображать номер страницы документа;

- при просмотре образов может быть реализована возможность перехода на любую страницу документа по ее номеру;

- для каждого листа и оборота в сведениях об образе документа должны быть указаны поисковые данные: шифр дела, номер листа;

- водяной знак, наложенный на образ документа, не должен мешать чтению информации (см. пп. 3.6.2);

- необходимо дать возможность устанавливать закладки на дела, листы, чтобы можно было вернуться к ним при последующем визите, оставлять комментарии (видны только самому пользователю в его личном кабинете), а также просматривать два листа/документа одновременно для получения возможности сравнивания текста.

Функционал ИС при заказе на копирование ЭФП рекомендуется организовать следующим образом:

- предоставлять возможность оставлять комментарий к заказу на копирование, так как иногда у пользователей возникает необходимость дополнять заказ текстовым уточнением прямо в окне заказа копий;

- в форме заказа на копирование указывать параметры копии (цветность, формат, разрешение или качество); предусмотреть опцию "не копировать пустые страницы"; предусмотреть опцию подтверждения согласия с условиями копирования прямо в форме заказа без отправки по электронной почте;

- предусмотреть опцию подтверждения получения заказа на копирование архивом и извещения об отправке заказа на копирование.

Также рекомендуется предусмотреть возможность запроса копии более высокого качества при просмотре копии ЭФП-3 путем проставления соответствующей пометки.

6.3.9. С помощью ИС возможна организация оказания пользователям платных услуг, за исключением услуг, за которые не взимается плата согласно п. 46.6, 47.4 Правил 2020 г. и пп. 4.1.1 Порядка использования архивных документов. Возможные варианты оплаты:

- оплата фактически проведенного за изучением документов времени (отсчет оплаченного времени начинается только тогда, когда открывается документ, и прекращается, когда документ закрывается) с сохранением остатка на счету;

- доступ в виде абонемента на различный срок;

- оплата доступа к отдельным документам.

6.3.10. Рекомендуется использовать различные системы оплаты:

- оплата онлайн по кредитным и дебетовым картам;

- оплата через мобильные приложения банков;

- оплата через банковские квитанции;

- оплата по QR-коду;

- оплата через различные системы денежных переводов.

6.3.11. Выставление счетов и оформление других документов, связанных с исполнением заказа, в ИС должны происходить в автоматическом режиме.

6.3.12. На сайте (в разделе) ИС должны быть размещены подробные и понятные для пользователя инструкции по пользованию электронными ресурсами, осуществлению оплаты, а также взаимодействию с архивными учреждениями в различных ситуациях.