1.3. Создание электронного фонда пользования в неплановом порядке

1.3.1. Создание ЭФП может осуществляться также внепланово:

- в ходе проведения работ, связанных с использованием документов (копирования, подготовки выставок и публикаций);

- с целью сохранения информации, содержащейся в документах, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, если установлена возможность изготовления копии до проведения реставрационно-консервационных работ без повреждения документа <25>.

--------------------------------

<25> П. 18 Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии: утв. приказом Росархива от 25 июня 2020 г. N 75. URL: https://archives.gov.ru/documents/other/poryadok-priznaniya-dokumentov-afrf-v-neudovletvoritelnom-fiz-sostoyanii.shtml (дата обращения: 01.12.2022).

1.3.2. Единицы хранения, оцифрованные внепланово, вносятся в Перечень фондов под плановыми показателями с указанием в примечании "Внепланово", а также номера и даты заказа или иной причины (например, номер и дата поручения органа государственной власти).

1.3.3. Электронные копии отдельных документов не включаются в ЭФП. Их учет и хранение рекомендуется организовать в структурном подразделении, ответственном за использование или хранение архивных документов (в том числе в ИС архива), во избежание повторной оцифровки.