3.3. Обеспечение сохранности подлинников архивных документов при выполнении работ по созданию электронного фонда пользования

3.3.1. Архивный документ оцифровывается однократно, кроме случаев, указанных в пп. 3.4.5, после чего все работы производятся с его рабочей копией.

Исполнители несут персональную ответственность за сохранность подлинников архивных документов в течение всего времени работы с ними. Работа операторов должна осуществляться только в чистой специальной одежде (рабочих халатах) и перчатках.

3.3.2. Перед началом оцифровки рабочий стол сканера протирается сухой тканью для удаления пыли. Прижимное стекло (при наличии) протирается с двух сторон тканью, смоченной специальным раствором для обработки компьютеров и мониторов.

Транспортировка единиц хранения при оцифровке сторонней организацией осуществляется с соблюдением необходимых мер предосторожности, обеспечивающих физическую сохранность документов, защиту от технических повреждений, воздействия света, высокой влажности в соответствии с п. 15.3 Правил 2020 г. В случае если сторонней организацией выявляются дефекты архивных документов перед оцифровкой, составляется акт о выявленных дефектах носителя или текста в свободной форме в двух экземплярах, один из которых передается в архив. В акте указываются архивные шифры единиц хранения и описываются выявленные дефекты с указанием листов. Документы с принятием необходимых мер предосторожности возвращаются в архив или по решению архива передаются организации, осуществляющей обработку документов. При выявлении признаков биологического поражения в архиве проводится проверка состояния всех единиц хранения.

В случае выявления повреждения документов исполнителями работ по оцифровке в архиве также составляется акт о выявленных дефектах носителя (при повреждении сторонней организацией - в 2-х экземплярах), который помещается в дело фонда. Архивом принимаются меры к возмещению ущерба, документы направляются на физико-химическую и (или) техническую обработку (согласно главе XII Правил 2020 г.).

3.3.3. Хранение на участке сканирования должно соответствовать требованиям к нормативным режимам хранения (см. п. 2.3). Особо ценные документы оцифровываются в течение одного рабочего дня и возвращаются на место хранения (на время перерыва в работе помещаются в сейфы). Единицы хранения с особо ценными документами, требующие более длительного времени для оцифровки, а также при оцифровке сторонней организацией хранятся в помещении для оцифровки в сейфах или шкафах с соблюдением требований, указанных в пп. 2.3.5. Срок обработки таких единиц хранения не может превышать 10 дней <41>. Перед возвратом оцифрованных документов в архивохранилище проводится их полистная проверка сотрудниками подразделения, ответственного за обеспечение сохранности.

--------------------------------

<41> Срок выдачи особо ценных документов из хранилища согласно п. 14.6 Правил 2020 г.

3.3.4. При горизонтальной ориентации сброшюрованных единиц хранения следует строго следить за сохранностью листов, расположенных на несканируемой половине дела, корешка и места сшивки, не допуская замятия листов, провисания и перегиба корешка. Непосредственно перед оцифровкой операторами должны быть расправлены все складки, загибы на кромках, точно соединены места порывов и отдельные части листа. Если выпрямление скомканного документа невозможно без повреждения носителя, оцифровку следует проводить только после проведения реставрационных работ.

3.3.5. Сканирование плотно сшитых единиц хранения должно выполняться с раскрытием единицы хранения на угол до 110° (угол должен быть выбран для того, чтобы избежать отражения другой страницы в области корешка). У подшитых листов документов должен быть раскрыт переплет, позволяющий видеть скрывающиеся элементы изображения, несущие информацию, но без повреждения корешка.

Не следует применять любое воздействие на носители, способное привести к изменению их физического состояния и сохранности (растягивание листов, пометы, прикрепление стикеров).

3.3.6. При возвращении единиц хранения после оцифровки сторонней организацией они освобождаются от транспортной тары, проводится их акклиматизация и обработка в соответствии с п. 11.1 Правил 2020 г. По возвращении единиц хранения в хранилище делаются соответствующие отметки в описях и иных учетных документах (см. п. 4.4).