1.2. Планирование работы по созданию электронного фонда пользования

1.2.1. При создании ЭФП в плановом порядке рекомендуется разработать перспективный план оцифровки архивных документов (далее - Перспективный план), см. приложение 2. Перспективный план составляется с учетом критериев отбора архивных документов (см. п. 1.8). Период перспективного планирования составляет 3 - 5 лет, при этом в ходе работы план подлежит корректировке.

1.2.2. Если отобранные единицы хранения не имеют электронных СПС, то проводятся работы по их созданию, в том числе путем сканирования и распознавания архивных учетных документов и справочников (в первую очередь описей).

1.2.3. На основании Перспективного плана рекомендуется ежегодно составлять перечень фондов, описей, подлежащих оцифровке (далее - Перечень фондов), в котором определяется последовательность оцифровки фондов в рамках года (см. приложение 3).

При составлении Перечня фондов следует проверить по отметкам в описях, что отбираемые для оцифровки единицы хранения не оцифровывались ранее.

Рекомендуется предварительно выборочно произвести осмотр единиц хранения с целью определения категории сложности документов (см. приложение 4).

В Перечень фондов вносятся по возрастанию номера фондов и номера описей. Отдельно выделяются единицы хранения, имеющие особую категорию сложности оцифровки, с указанием общего количества листов (времени звучания, хронометража, количества фотоотпечатков и т.д.).

На основе Перечня фондов происходит расчет объема трудозатрат с учетом категории сложности сканирования, также проводится подбор единиц хранения в архивохранилищах.

Перспективный план и Перечень фондов утверждаются руководителем архива и учитываются при составлении плана работы архива на год.

1.2.4. По мере осуществления оцифровки в Перечень фондов вносятся отметки о выполнении. В графу "Примечания" вносятся сведения о номерах неоцифрованных единиц хранения с указанием причин.

По результатам работы за год проводится редакция Перспективного плана.

1.2.5. При планировании деятельности, расчете трудозатрат и необходимого финансирования для определения оптимальных показателей трудоемкости выполняемых работ используются утвержденные в установленном порядке нормы времени и выработки (далее - типовые нормы) <22>.

--------------------------------

<22> Типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами: утв. приказом Росархива от 8 августа 2022 г. N 111. URL: https://archives.gov.ru/documents/other/2022-typovye-normy-vremeni.shtml (дата обращения: 01.12.2022).

На основании типовых норм проводится учет и анализ фактических затрат рабочего времени, расчет и обоснование необходимой численности персонала архива для выполнения определенных работ.

1.2.6. На основании типовых норм могут быть разработаны нормы для конкретных архивных учреждений <23> с учетом хронометражных наблюдений, самофотографии рабочего времени и др. При разработке локальных норм необходимо учитывать технические характеристики сканирующего оборудования, опыт сотрудников, занимающихся сканированием, а также другие факторы, влияющие на нормы (расстояние между архивохранилищем и помещением для сканирования, физическое состояние документов, их форматы (размер), правильность нумерации листов в делах, необходимость проведения работ по расшивке/сшивке единиц хранения и т.д.).

--------------------------------

<23> Правовая и методическая основа разработки норм отражена в следующих правовых документах: Трудовой кодекс Российской Федерации: раздел VI "Оплата и нормирование труда", глава 22. URL: https://base.garant.ru/12125268/7dede6ac8f25be619ed07c17ed1c62c9/ (дата обращения: 01.12.2022); Методические рекомендации для государственных (муниципальных) учреждений по разработке систем нормирования труда: утв. приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30 сентября 2013 г. N 504. URL: http://www.rosmintrud.ru/docs/mintrud/orders/145 (дата обращения: 01.12.2022); Методические рекомендации по разработке и уточнению нормативов по труду в государственных архивах. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2011; Методика расчета штатной численности государственных архивов на основании нормативов по труду. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2004. 42 с.

1.2.7. Нормы рекомендуется разрабатывать в зависимости от характеристик подлинника с учетом категории сложности документа. Классификация категорий сложности разработана с учетом сложности работ применительно к видам и состоянию носителя и текстов документов, их размерам, проведению конкретных операций <24>. Категории сложности архивных документов определяются визуально. Классификация архивных документов по категориям сложности приведена в приложении 4.

--------------------------------

<24> Нормы времени и выработки на услуги и работы, выполняемые лабораториями обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации. М.: ВНИИДАД, 2009. URL: https://docs.cntd.ru/document/902091655 (дата обращения: 01.12.2022).