3.8. Особенности создания и обработки цифровых копий научно-технических документов

Основные особенности создания цифровых копий НТД связаны с такими их характеристиками, как материал и формат носителей этих документов. Указанные особенности требуют применения специальных приемов и технических средств при работе с НТД.

Материал носителя (ватман, калька (тушевая или карандашная), синька (цианотипия или диазотипия), тканевые носители (батист), пленочные носители (астролон), фотонегативы на стекле и т.д.) определяет его физические свойства (хрупкость, ломкость, прозрачность).

Научно-технические документы отличаются большим разнообразием форматов носителей. Например, в состав одной единицы хранения патентной или конструкторской документации могут входить документы разных форматов (от формата менее A5 до нестандартных широкоформатных документов, достигающих размера в несколько метров).

При наличии большого объема единиц хранения, сформированных из документов разного формата, в том числе вкладок и вклеек (например, отчеты по научно-исследовательским, геолого-разведочным работам), рекомендуется расшивка и поформатная сортировка листов единиц хранения. Листы одного формата каждой единицы хранения при подготовке к оцифровке укладываются в нумерованные конверты или другую аналогичную упаковку с указанием архивных шифров вложенных листов. Ведется общий журнал, книга, ведомость (в том числе в электронном виде) конвертов, для учета листов, вложенных в каждый конверт. При переплете расшитых конвертов нумерация листов проверяется по листу-заверителю единицы хранения и по данному журналу, книге, ведомости.

Для оцифровки документов большого формата необходимо применять специальное оборудование, позволяющее сканировать документы в формате A0+. При работе с нестандартными документами большого формата может применяться фотосъемка или пофрагментная оцифровка. Во втором случае последовательно оцифровываются фрагменты крупноформатного документа, каждый из которых сохраняется в отдельном файле. В дальнейшем в процессе обработки данных файлов с помощью специального программного обеспечения происходит соединение "пиксель в пиксель" фрагментов оцифрованного изображения в единый итоговый файл, содержащий целостное изображение оцифрованного документа. При отсутствии специального программного обеспечения для склейки большеформатных документов допускается в качестве исключения использовать специальные широкоформатные сканеры протяжного типа (с использованием прозрачных защитных конвертов (пакетов) <60>, рекомендованных производителем оборудования, для сканирования калек (за исключением документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии).

--------------------------------

<60> Замена рекомендованных производителями оборудования пакетов недопустима в связи с угрозой склеивания пакетов с носителями.

Одной из необходимых операций в процессе оцифровки крупноформатных документов является их раскладка на сканирующем оборудовании, для выполнения которой может потребоваться помощь других работников.

Особенно трудоемким является процесс раскладки сфальцованных чертежей и чертежей, уложенных в тубусы, в связи с этим при нормировании работ по созданию ЭФП НТД к нормативам выработки, принятым для управленческой документации, рекомендуется применять поправочный коэффициент 1,8, а для чертежей формата 2A0 и более этот коэффициент должен быть еще выше. Плохое физическое состояние носителя (наличие заломов, ветхость и т.д.) также осложняет процесс оцифровки НТД.

Для предотвращения свисания крупноформатных документов со сканирующего оборудования и, соответственно, их возможного повреждения следует применять специальные поддерживающие площадки (подставки).

При сканировании НТД на прозрачных носителях (например, кальке) следует руководствоваться рекомендациями пп. 3.4.5.

При оцифровке НТД рекомендуется придерживаться параметров, приведенных в таблице 6 <61>.

--------------------------------

<61> Технические требования к оцифровке архивных документов, научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам, а также созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Таблица 6 - Технические параметры оцифровки

научно-технических документов на бумажных носителях

(для мастер-копий (ЭФП-1))

При этом мастер-копии (ЭФП-1) НТД рекомендуется изготавливать в формате TIFF, а рабочие копии (ЭФП-2) - в формате JPEG.