2.3. Рекомендации по использованию технологических помещений и созданию специальных условий на рабочих местах сотрудников

2.3.1. Размеры помещений, выделяемых для проведения работ по оцифровке архивных документов, должны соответствовать объему проводимых работ и конкретным технологическим задачам с учетом размещения необходимого оборудования.

Помещения для оцифровки архивных документов рекомендуется выделять с ориентацией оконных проемов на север или северо-восток и наличием естественного и искусственного освещения.

Оконные проемы рекомендуется оборудовать регулируемыми жалюзи или занавесками, позволяющими полностью закрывать их с целью исключения влияния естественного освещения (при необходимости).

Краску для стен рекомендуется выбирать нейтральных матовых светлых тонов, предпочтительно серого цвета.

2.3.2. Сканирующее оборудование не рекомендуется размещать возле оконных проемов. Расположение источников света, в том числе экрана монитора (или другого сканера), должно исключать появление бликов, теней на рабочей поверхности сканера. В зоне процесса оцифровки свет должен быть равномерным, однородным и постоянным по времени. Требуемая освещенность рабочих мест в зоне размещения документов при общем освещении - 300 - 500 лк <36>.

--------------------------------

<36> См. п. 83 СанПиН 1.2.3685-21. Гигиенические нормативы и требования к обеспечению безопасности и (или) безвредности для человека факторов среды обитания: утв. Постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 28 января 2021 г. N 2.

При использовании искусственного освещения рекомендуемая цветовая температура осветительных ламп - не менее 5 000 К (холодный белый) с коэффициентом индекса цветопередачи (CRI) выше 90 Ra <37>.

--------------------------------

<37> Технические требования к оцифровке архивных документов, научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам, а также созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации//Проведение научных исследований в области комплектования, хранения, учета и использования архивных документов: отчет о научно-исследовательской работе. М.: Росархив: ООО "БизнесСкан", 2018 (URL: http://archives.gov.ru/sites/default/files/2018-nir-tt-digitization.pdf (дата обращения: 01.12.2022).

2.3.3. В помещениях, где хранятся архивные документы на бумажном носителе для оцифровки, рекомендуется поддерживать стабильный температурно-влажностный режим в соответствии с требованиями п. 5.12 - 5.20 Правил 2020 г.

Не следует допускать резких колебаний температуры и влажности воздуха, которые могут вызвать повреждение сканирующего устройства (например, образование конденсата). Вентиляционные отверстия на сканирующем оборудовании не должны быть перекрыты.

При перемещении документов вне архива обязательным требованием является проведение акклиматизации документов.

Поступление внешнего воздуха в помещения в целях проветривания или воздухообмена должно осуществляться только при наличии фильтрующих воздух устройств (воздухоочистителей).

2.3.4. Помещения должны быть обеспечены электропитанием с защитным заземлением в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации оборудования. При подключении сканирующего оборудования рекомендуется использовать источники бесперебойного питания.

2.3.5. Помещения оборудуются сейфами или металлическими шкафами для хранения архивных документов, принятых на оцифровку. Сейфы и шкафы для размещения (хранения) закрепляются за конкретным сотрудником. Сотрудник закрывает и опечатывает их после окончания рабочего дня или при длительном отсутствии на рабочем месте. При коллективном пользовании сейфом (шкафом) назначается ответственный сотрудник за закрытие и опечатывание (с проверкой возврата всех документов в конце рабочего дня). Размещение документов также возможно в отдельной комнате, оборудованной стеллажами, с режимом контроля доступа. В помещениях, где хранятся документы, предназначенные для оцифровки, должны соблюдаться требования к охранному режиму архива в соответствии с п. 5.3 - 5.10 Правил 2020 г.