3.10. Маркировка файлов электронного фонда пользования

При записи мастер-копии в систему хранения или на физически обособленные носители для однозначной идентификации и соотнесения с подлинником осуществляется маркировка файлов. Правила маркировки должны быть едины для всех видов ЭФП и зафиксированы локальным нормативным актом (см. пп. 1.9.1) с обязательным ознакомлением сотрудников, осуществляющих оцифровку. Единая система имен файлов необходима для однозначной идентификации каждого файла.

Каждый файл ЭФП должен иметь уникальное имя. В имя включаются:

- все элементы архивного шифра документа с учетом применяемой системы для разных эпох, фондового и нефондового хранения: аббревиатура названия архива (или индекс архива), номер фонда (включая буквенный индекс), номер описи (включая литеру), номер единицы хранения (дела), номер единицы учета (включая литеру), номер листа (включая литеру) <62> - для файла в формате PDF/A - номер документа, номер единицы хранения (крайние номера листов через тире: Л. 1 - 32);

--------------------------------

<62> Для удобства сортировки файлов в проводнике Windows в названии каждого файла против номера листа целесообразно добавить нули - 001. В систему имен может также включаться вид копии: ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3.

- шифр лицевой стороны или оборота: 1 - лицевая сторона; 2 - оборотная сторона (или индекс "Об.");

- при сканировании в разворот - номера и шифры обоих листов (оборота и лицевой стороны);

- режим сканирования: "Цв." - для цветного; "С." - для оттенков серого, "Гр." - для гистограмм);

- расширение (формат) хранения;

- номер варианта копии листа, например В1 (при необходимости сохранения нескольких вариантов изображения одного листа в разных файлах).

Для листов, нумерация которых не относится к общей нумерации дела, следует установить единую систему буквенных (цифровых) индексов, которые приводятся вместо номера листа: ОБЛ - лицевая сторона обложки, ОБЛ.З - оборотная сторона обложки <63> (при наличии нескольких обложек одной единицы хранения они нумеруются ОБЛ-1 и ОБЛ-2), ВОП - внутренняя опись (указывается после номера листа), ЛЗ - лист-заверитель (указывается перед номером листа), ЛИ - лист использования (указывается после номера листа), КТ - конверт (указывается вместо номера листа) и др. <64>

--------------------------------

<63> В зависимости от типов единиц хранения возможно использовать терминологию ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия (с Изменениями N 1, 2) или ГОСТ 7.84-2002. СИБИД. Издания. Обложки и переплеты. Общие требования и правила оформления.

<64> Для рукописных и первопечатных книг (инкунабулы), книжных памятников вместо номера листа могут быть указаны: ФЦ - форзац, НЦ - нахзац, ШТ - шмуцтитул и др.

При нефондовой организации хранения маркировка файлов ЭФП осуществляется аналогично, в элементах архивного шифра вместо номера фонда указывается номер коллекции (при наличии) или аббревиатура названия коллекции (ФОТО, КИНО).

При этом во избежание потери информации при конвертации в среду операционной или информационной системы целесообразно перевести все буквенные обозначения названий архивов и номеров фондов, описей, листов на латиницу с использованием правил транслитерации в соответствии с ГОСТ 7.79-2000 <65>.

--------------------------------

<65> ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95). Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом.

Элементы имени файла разделяются знаком подчеркивания, например: GARF_R-45_2a_3_45ob-46-V2 (архив - ГА РФ, номер фонда - Р-45, номер описи - 2а, номер единицы хранения - 3, номера листов - 45 об. и 46, оцифрованы в разворот, в данном файле сохранен второй вариант оцифровки разворота).

Для дореволюционных документов могут быть добавлены элементы шифра в соответствии с принятыми в архивах (связки, картоны, годы и др.).

Электронные фонды пользования аудиовизуальных документов маркируются следующим образом:

- индекс архива (или аббревиатура названия);

- номер фонда (аббревиатура названия, при нефондовом хранении - номер коллекции, вид коллекции);

- номер описи (включая литеру);

- архивный номер единицы учета;

- номер части, трека (Тр. 1 или Ч. 1);

- формат;

- время звучания.

При маркировке копий текстовых документов, входящих в комплект аудиовизуальных, используют следующие элементы информации:

- индекс архива (или аббревиатура названия);

- номер фонда (аббревиатура названия, при нефондовом хранении - номер коллекции, вид коллекции);

- номер описи (включая литеру);

- архивный номер единицы учета;

- буквенное обозначение документа, входящего в комплект;

- номер листа;

- шифр лицевой стороны или оборота: 1 - лицевая сторона; 2 - оборотная сторона (или индекс "Об.");

- при сканировании в разворот - номера и шифры обоих листов (оборота и лицевой стороны);

- режим сканирования (в случае оцифровки не в цветном режиме).

При маркировке файлов целесообразно использовать программные средства для группового переименования файлов по шаблону с применением счетчиков (например, интегрированные в Double Commander, Total Commander) или встроенное программное обеспечение сканирующего оборудования для ускорения процесса маркировки файлов за счет частичной автоматизации.