1.6. Организация создания электронного фонда пользования с привлечением сторонних организаций

1.6.1. Архив может осуществлять работы по созданию ЭФП силами сторонних организаций в рамках выполнения договоров со сторонними организациями в соответствии с требованиями российского законодательства.

1.6.2. При проведении процесса оцифровки силами сторонних организаций необходимо наладить работу по обеспечению безопасности и полной сохранности подлинников архивных документов на территории архива в специально оборудованном помещении при постоянном контроле со стороны сотрудников архива. Следует вести учет выдачи/возврата документов исполнителям работ. Передача архивных документов сторонней организации оформляется актом.

1.6.3. При заключении договоров (государственных контрактов) с подрядными организациями <29> рекомендуется прописывать ответственность подрядной организации за сохранность документов.

--------------------------------

<29> П. 14.1 Правил 2020 г.

В исключительных случаях допускается создание ЭФП на территории подрядчика при обеспечении полной безопасности и сохранности подлинников (например, при невозможности транспортировки широкоформатного сканирующего оборудования). В таком случае следует оформить выдачу документов во временное пользование. Составляется акт приема-передачи документов <30>, к которому прилагается заказ-наряд (накладная) с указанием дополнительных сведений о параметрах оцифровки различных носителей, а также требований по сохранности, необходимости применения специализированных методов оцифровки.

--------------------------------

<30> П. 14.6 Правил 2020 г.

Договор (государственный контракт) на оцифровку силами сторонней организации вне помещения государственного, муниципального архива рекомендуется согласовать с органом управления архивным делом.

В архиве перед заключением договора на оказание услуг по созданию ЭФП рекомендуется назначить ответственного по взаимодействию с представителями подрядной организации.

До разработки технического задания на оцифровку силами сторонних организаций рекомендуется определить параметры сканирования, категорию сложности и объемы оцифровки, а также физическое состояние архивных документов для определения соответствующего сканирующего оборудования (возможно проведение экспертизы носителей с осуществлением тестовой оцифровки для подбора оборудования).

На этапе разработки технического задания на оцифровку архивных документов рекомендуется:

- зафиксировать требования к качеству мастер-копии, параметры оцифровки;

- определить критерии оценки качества выполнения работ;

- исходя из параметров оцифровки носителей различных видов (см. п. 3.4 - 3.9), определить технологию оцифровки, требования к сканирующему оборудованию, носителям для записи копий и т.д.;

- зафиксировать требования к нормативным режимам хранения документов (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический);

- определить меры по обеспечению сохранности документов, действия при выявлении неудовлетворительного физического состояния или повреждения носителей и другие меры;

- наметить виды и этапы работы по созданию ЭФП.

При определении параметров оцифровки целесообразно использовать измеряемые показатели качества изображения. В техническом задании также следует указать конкретные средства измерения (тест-объекты, шкалы и Рисунок 1 ), а также применяемое для контроля качества техническое и программное обеспечение. Поскольку показатели качества касаются всех факторов, влияющих на работу систем создания электронных графических образов (например, однородности освещения), а не только настроек оборудования, необходим периодический контроль представителем архива на всех этапах проекта.

Также целесообразно предусмотреть в контракте тестовый этап проекта, на котором определяются на основе тестовых объектов оптимальные параметры оцифровки.

В техническом задании указываются цели, этапы работы, полученные результаты, требования к оценке качества, а также требования к квалификации и опыту исполнителей <31>. Примерная структура технического задания на оцифровку архивных документов представлена в таблице 1.

--------------------------------

<31> ГОСТ 15.016-2016. Система разработки и постановки продукции на производство. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению.

Таблица 1 - Примерная структура технического задания

на оцифровку архивных документов

Возможные разделы	Примерное содержание	Комментарии и ссылки на пункты Методических рекомендаций
Наименование объекта закупки	Оцифровка архивных документов с конкретизацией федеральной/региональной/муниципальной принадлежности архивных документов	Указываются наименование(я) архивного учреждения, форма собственности архивных документов
Объем оказываемой услуги	Конкретное описание оказываемой услуги
	количество оцифровываемых страниц (кадров, минут, фото) единиц хранения архивных документов с учетом обложек, оборотов, листов заверителей	объемы подсчитываются по учетным документам архива, рекомендуется также проводить выборочный просмотр единиц хранения с целью выявления особенностей, влияющих на объемы оцифровки (наличие разноформатных документов, вклеек, фотографий и т.д.)
	включение полученных копий ЭФП в информационные системы ресурсы и т.д.	п. 4.10
Виды работ	Структурированное описание основных работ по оцифровке архивных документов
	оцифровка (сканирование) исполнителем архивных документов в соответствии с требованиями заказчика	конкретное содержание работ раскрывается в требованиях к оказанию услуги по оцифровке
	периодическая проверка файлов оцифрованных документов в процессе работ (верификация) исполнителем и заказчиком
	маркировка исполнителем файлов в соответствии с требованием заказчика
	внесение исполнителем метаданных в информационную систему в соответствии с требованиями заказчика
	запись исполнителем копии массива оцифрованных архивных документов на резервный носитель для передачи заказчику
	загрузка исполнителем электронных копий и метаданных в информационную систему в соответствии с требованиями заказчика
Требования к обеспечению сохранности архивных документов при оцифровке	Описание комплекса мер по обеспечению сохранности документов
	требования к помещениям, в которых оцифровываются и хранятся архивные документы, включая световой, санитарно-гигиенический, температурно-влажностный режимы	глава V Правил 2020 г.
	требования к инструктажу операторов	ознакомление с должностными инструкциями, описаниями технологических процессов по оцифровке, включая требования по обеспечению сохранности архивных документов
	требования к рабочей одежде операторов	пп. 3.3.1
	требования к оборудованию для хранения и перемещения архивных документов	пп. 3.3.2
	описание дополнительных мер по обеспечению сохранности документов	п. 3.3
	порядок возвращения архивных документов	пп. 3.2, 3.3
	действия при выявлении исполнителем неудовлетворительного физического состояния или повреждения носителей; процедуры фиксации случаев, при которых сканирование должно осуществляться по согласованию	пп. 3.3.2
Требования к информационной безопасности	Требования к обеспечению информационной безопасности при проведении работ по оцифровке архивных документов
	требования к ограничению доступа к информации	рекомендуется зафиксировать требования по отсутствию доступа компьютеров, используемых при работах по оцифровке, к сети Интернет, блокировке USB-портов, использованию программных средств ограничения и контроля записи на внешние носители информации. Рекомендуется зафиксировать предоставление файла с протоколами (лог-файла) записей действий в части копирования данных с рабочих станций и серверов на внешние носители информации
	требования к используемому программному обеспечению	рекомендуется установить требования по использованию отечественного программного обеспечения, предусмотреть возможность предоставления лицензий
	требования к автоматической регистрации действий операторов сканирования с возможностью выгрузки и предоставления лог-файла	рекомендуется установить требования к фиксации действий по сканированию оператором средствами программного обеспечения с возможностью предоставления лог-файлов заказчику
Требования к оказанию услуги по оцифровке	Описание оказываемых услуг по оцифровке архивных документов исходя из определенных заказчиком технологических процессов
	категории оцифровываемых архивных документов, включая виды носителей, их предельные форматы (размеры) и характеристику их физического состояния, особенности формирования единиц хранения (наличие марок, фотографий и т.д.)	п. 1.7
	технологии и параметры <32> оцифровки архивных документов в зависимости от вида носителя, его физического состояния и т.д.	пп. 3.4.8, 3.7.1 - 3.7.4, п. 3.8 Целесообразно предусмотреть в контракте тестовый этап проекта, на котором определяются на основе тестовых объектов оптимальные параметры оцифровки
КонсультантПлюс: примечание. В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду п. 3.7.1, а не п. 371.
	требования к форматам файлов мастер-копий, включая версии.	п. 3.4.8, 371 - 3.7.4, 3.8, 3.9
	требования к сканирующему оборудованию, носителям для записи копий и т.д.	п. 2.1, приложение 6. Рекомендуется прописать запрет на использование типов оборудования, непригодных к работе с архивными документами. Также рекомендуется зафиксировать подтверждение наличия соответствующего оборудования документально.
	процедуры настройки (калибровки) оборудования с регулярным предоставлением отчетов о тестировании	пп. 3.4.7
	порядок расшивки/переплета единиц хранения (при необходимости)	пп. 3.2.2
	условия графической обработки изображения копий различных поколений (при необходимости)	пп. 3.5.8
	правила и шаблоны маркировки файлов копий ЭФП	п. 3.10
	состав (перечень) метаданных	приложение 7
	процесс ввода метаданных в информационную систему/базу данных (справочники, классификаторы)	пп. 4.9, приложение 7, 8
	процедуры по включению мастер-копий ЭФП в информационную систему архива, записи на физически обособленные носители с указанием параметров носителей	раздел 5
	процедуры создания резервных экземпляров мастер-копий, копий ЭФП-2, ЭФП-3	пп. 3.5.8
	процедуры контроля качества на различных этапах проекта, критерии оценки качества выполнения работ, а также применяемое для контроля качества техническое и программное обеспечение	п. 3.5 Рекомендуется при определении параметров оцифровки использовать измеряемые показатели качества изображения. В техническом задании также следует указать конкретные средства измерения (тест-объекты, шкалы и миры). <33>
	процедуры приема-передачи массива копий ЭФП заказчику	пп. 1.6.3
Требования к организации работ по оцифровке	Описание процессов документирования работ, сроков их осуществления, формируемой отчетности
условия оказания услуги	указываются нормативные правовые акты, государственные стандарты, методические документы, в соответствии с которыми выполняются работы по оцифровке архивных документов	см. список источников и литературы
	устанавливается ответственность исполнителя в случае утери или повреждения архивных документов, переданных на оцифровку	в соответствии с законодательством
	устанавливается место (адрес) выполнения услуги	фактический адрес выполнения услуги
	устанавливаются срок выполнения услуги и процедура приемки выполненных работ	в соответствии с законодательством и условиями договора
	указывается принадлежность оборудования и материалов, необходимых для выполнения работ	может быть прописано на оборудовании исполнителя, на оборудовании заказчика и т.д. в соответствии с фактическими обстоятельствами
	устанавливаются требования к конфиденциальности информации, содержащейся в архивных документах, подлежащих оцифровке, к обеспечению защиты архивных документов от несанкционированного доступа	рекомендуется зафиксировать необходимость подписания соответствующих документов всеми сотрудниками исполнителя, работающими с архивными документами, подлежащими оцифровке. Также рекомендуется зафиксировать обязательность удаления копий архивных документов с носителей исполнителя после завершения работ
		рекомендуется зафиксировать переход прав к заказчику на возможные результаты интеллектуальной деятельности, возникшие в результате исполнения договора п. 4 ст. 1240.1, ст. 1296, ст. 1297 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть четвертая) от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ (ред. от 7 октября 2022 г.)
	устанавливаются требования к квалификации операторов	пп. 1.5.2
гарантийные требования	устанавливаются срок гарантийных обязательств, обязанности исполнителя в течение гарантийного срока, процедура предъявления претензий и срок устранения выявленных недостатков	в соответствии с законодательством
контроль предоставленной услуги	устанавливается процедура контроля всего комплекса работ со стороны заказчика в процессе работ и после окончания работ при подписании акта приемки работ	рекомендуется прописать методику комиссионного контроля качества работ, в том числе правила выборочного контроля файлов и копий архивных документов с участием представителей заказчика. исполнителя.

--------------------------------

<32> В техническом задании рекомендуется указывать оптический диапазон сканирующего оборудования, установленный на основе эксплуатационной документации.

<33> Рекомендуется разграничить процедуры контроля качества исполнителем и заказчиком.

1.5. Организация оцифровки силами архива 1.7. Характеристика объектов, включаемых в электронный фонд пользования