1.9. Документирование создания, хранения, использования электронного фонда пользования

1.9.1. Перед осуществлением работ по оцифровке в архиве разрабатывается и утверждается локальный нормативный акт, в котором регламентируется порядок работ с учетом применяемого оборудования, а также меры обеспечения сохранности документов при оцифровке.

1.9.2. Все процессы создания, хранения и использования ЭФП должны документироваться.

1.9.3. В ходе работ с ЭФП создаются:

- плановая и отчетная документация;

- договорная документация, в том числе прилагаемые технические задания, акты и др., при осуществлении оцифровки сторонней организацией (см. п. 1.6);

- документы, фиксирующие передачу единиц хранения на оцифровку и связанную с ней обработку (расшивку, переплет, реставрацию), их возврат в хранилище (см. п. 3.2);

- документы по учету носителей и копий ЭФП, их миграции и конвертации (см. раздел 4);

- документы по учету использования ЭФП, образующиеся при предоставлении доступа к копиям ЭФП и выдаче их носителей (см. п. 6.4).

Работы по созданию, контролю качества, хранению и использованию ЭФП фиксируются также путем формирования соответствующих метаданных (см. раздел 4, приложение 7).