2.2. Рекомендации по эксплуатации информационных систем

Хранение, учет и использование ЭФП рекомендуется осуществлять с использованием информационной системы в соответствии с п. 1.4 Правил 2020 г.

Рекомендуется предусмотреть в ИС функцию обмена данными (импорт/экспорт) с другими системами архива, муниципальными, государственными (региональными и федеральными) информационными системами.

2.2.1. Рекомендуется предусмотреть следующие функции ИС архива:

- создание и хранение метаданных ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3, описывающих все процедуры их жизненного цикла;

- осуществление хранения файлов копий всех поколений ЭФП любых, в том числе растровых, форматов с проведением процедур, указанных в разделе 5, либо взаимодействие с подсистемой хранения ИС архива;

- осуществление просмотра электронных копий без использования внешних приложений;

- осуществление импорта/экспорта данных из других информационных систем, в том числе Единый портал государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ), Программный комплекс (ПК) "Архивный фонд" и др.;

- создание и вывод на печать обязательных учетных документов и иных отчетов (см. приложение 7);

- обеспечение навигации и поиска информации;

- обеспечение представления информации в удобном для пользователя виде;

- обеспечение коммуникации между пользователями и архивным учреждением, а также оператором информационной системы архива;

- ведение учета использования ЭФП;

- обеспечение управления правами доступа.

При отсутствии ИС, отвечающей указанным рекомендациям, целесообразно вести учет ЭФП и ведение метаданных в электронной форме для обеспечения возможности последующего экспорта в ИС.

2.2.2. При создании ЭФП могут быть применены технологии нейронных сетей для решения следующих задач:

- автоматизированное распознавание текста образов документа (электронных копий ЭФП);

- автоматизированное распознавание речи из аудиодокументов;

- автоматизированное распознавание лиц для аннотирования фотодокументов;

- автоматизированное аннотирование семантических категорий, которые могут встречаться в документе, таких как имена людей, должности, даты и почтовые адреса для последующего автоматического создания именных и иных указателей и реализации многоаспектного поиска;

- определение приоритетов (на основе статистического и семантического анализа информационных потребностей пользователей) для планирования процессов создания ЭФП. Применение методов искусственного интеллекта позволяет существенно ускорить анализ данных интернет-статистики, статистики поисковых запросов пользователей при поиске по сайту и данных периодических опросов пользователей, который может стать основой определения приоритетов при планировании создания ЭФП;

- автоматическое улучшение качества образов документов ЭФП-3 с целью их дальнейшего распознавания и улучшения читабельности угасающих текстов. Развитие данной перспективной технологии обусловлено неудовлетворенностью пользователей качеством представленных на сайтах изображений;

- проведение работ по интеллектуальному сжатию образов документов (а также аудио- и видеофайлов) для сокращения объемов хранения данных ЭФП;

- разработка интеллектуальной системы поиска по ЭФП, которая может быть реализована как результат комплексных работ по применению искусственного интеллекта к распознаванию текстов, аудиозаписей и изображений, и технологии обработки текстов на естественном языке - NLP (natural language processing).