3.2. Выдача единиц хранения архивных документов из хранилища и подготовка документов перед оцифровкой

3.2.1. Выдача единиц хранения архивных документов из хранилища осуществляется в соответствии с главой XIV Правил 2020 г. При выдаче единиц хранения архивных документов для проведения работ по оцифровке сторонней организацией вне здания (помещения) архива составляются документы, указанные в пп. 1.6.3. Учет выдачи и возврата ведется в соответствии с п. 14.8 Правил 2020 г. в книгах выдачи дел из архивохранилища. Заказы (заказы-наряды, накладные) регистрируются. После исполнения на заказах (заказах-нарядах) делается соответствующая отметка, после чего они помещаются в отдельные дела, заведенные в соответствии с номенклатурой дел архива, или в личные дела пользователей при внеплановой оцифровке <39>. В случае осуществления оцифровки сторонней организацией реквизиты акта и заказа-наряда указываются также в книге выдачи дел из хранилища.

--------------------------------

<39> П. 48.4 Правил 2020 г.

3.2.2. Подготовка документов к оцифровке включает:

- выверку учетной документации (сверку с описью шифров, заголовков дел, проверку нумерации листов, сверку с записями в описях, листах-заверителях); проверку наличия листов-заверителей, листов использования; исправление ошибок в нумерации путем зачеркивания номеров листов в соответствии с нормативными требованиями (с оформлением акта о технических ошибках в учетных документах, внесением изменений в учетные документы, листы-заверители);

- проставление на листах документов, где нумерация отсутствует, простым графитным карандашом или нумератором четких и контрастных номеров. Нумерация оборотов производится, если оцифровка не осуществляется "в разворот" и если обороты содержат информацию и подлежат оцифровке с целью идентификации копий при их маркировке. Если для создания документов использовались оборотные листы других документов, обороты также нумеруются и подлежат оцифровке;

- проверку физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в соответствии с п. 11.4 - 11.6 Правил 2020 г.;

- выявление документов с непогашенными грифами ограничения доступа;

- при необходимости обработку единиц хранения (расшивку, обеспыливание, перемотку, очистку магнитных лент, реставрацию документов).

Обязательной полистной проверке при выдаче и возврате в хранилище подлежат категории документов, указанные в п. 14.4 Правил 2020 г., единицы хранения, подлежащие оцифровке сторонней организацией, или все подлежащие оцифровке единицы хранения по решению архива в соответствии с локальным нормативным актом, регламентирующим оцифровку (см. пп. 1.9.1). В ходе проверки состояния выявляются дела, подлежащие физико-химической или технической обработке, в том числе реставрации (с малоконтрастными и угасающими текстами, требующие укрепления основы и др.), обоснование проведения которой указывается в акте, составляемом по результатам проверки (см. п. 11.8 Правил 2020 г.). В случае необходимости проводится физико-химическая и (или) техническая обработка единиц хранения (согласно главе XII Правил 2020 г.).

Документы, имеющие признаки биологического поражения и не прошедшие обработку, не передаются на оцифровку во избежание заражения спорами плесени сканирующего оборудования. При выявлении признаков биологического поражения архивом проводится проверка состояния всех документов, отобранных для копирования.

Единицы хранения могут быть расшиты <40>, если при их раскрытии на 180° и использовании прижимного стекла может произойти повреждение (деформация) документов из-за особенностей переплета; если часть информации "уходит" в корешок. Обоснования расшивки приводятся в служебной записке (при оцифровке сторонней организацией) или заказе (см. приложение 9), на которых проставляется виза согласования с главным хранителем или иным уполномоченным должностным лицом, ответственным за сохранность документов.

--------------------------------

<40> При возможности произвести переплет.

Целесообразно заранее осуществить проверку наличия и состояния документов, выявить дела, требующие расшивки, и указать их в заказе-наряде, прилагаемом к акту выдачи дел во временное пользование. В такие единицы хранения рекомендуется вложить лист проверки, в который заносятся результаты полистной проверки документов при расшивке и после возвращения.

После расшивки единицы хранения документы следует очистить от материалов крепления (скоб, нитей, скрепок и др.), чтобы не повредить прижимное стекло и не загрязнить колыбель сканера. Если, в связи с состоянием носителя или переплета, наличием особо ценных, уникальных документов, единица хранения не может быть расшита, оцифровку проводят с соблюдением условий, указанных в пп. 3.4.4. В таком случае "ушедший" в корешок текст стараются отобразить, изменив угол съемки при использовании фотоаппарата.

При расшивке единиц хранения следует предотвратить выпадение листов из обложки в случае, если сшивка (переплет) производится в ином помещении. Для этого по окончании работы с делом следует его перевязать крест-накрест, место узла заклеив именной бандеролью. В таком виде или помещенными в специальные наглухо закрываемые коробки (боксы), также запечатываемые бандеролями, следует держать документы до возвращения в хранилище или передачи на переплет.

Учет работ по расшивке и брошюровке единиц хранения ведется в специальном журнале или заменяющей его базе данных. Акты по результатам проверки физико-химического и технического состояния, служебные записки (заказы-наряды) с обоснованием расшивки хранятся в структурном подразделении, отвечающем за обеспечение сохранности документов.

По окончании работ по оцифровке единица хранения после проверки нумерации листов переплетается заново. При сшивке (прошивке) единиц хранения структура, состав и последовательность листов не должны быть изменены, следует контролировать, чтобы текст не был зашит в корешок.

Оцифрованные единицы хранения должны быть возвращены в хранилище сразу же после проверки качества и маркировки электронных мастер-копий. Подготовка единиц хранения к возврату в хранилище должна выполняться в помещении, соответствующем требованиям, указанным в п. 2.3.