1.4. Создание электронного фонда пользования при взаимодействии с организациями - источниками комплектования

В случае передачи архиву копий ЭФП, созданных в организациях - источниках комплектования, рекомендуется заключить соглашение между архивом и источником комплектования. В соглашении необходимо зафиксировать:

- количество копий;

- их технические параметры;

- параметры контроля качества копий;

- маркировку файлов копий;

- состав метаданных;

- состав справочно-поисковых средств;

- процедуру передачи.

Копии должны соответствовать минимальным требованиям к мастер-копиям (см. пп. 3.4.8, 3.7.1 - 3.7.4, 3.8).

При поступлении в архив электронных архивных документов их копии включаются в ЭФП (см. п. 3.9).