ВИДЫ МЕТАДАННЫХ И УЧЕТНЫЕ ФОРМЫ

Этапы работ (рабочие процессы)

Учетные единицы, единицы хранения, объекты (уровни) описания

Метаданные (идентифицирующие, учетные, поисковые, технические, иные)

Учетные формы (отчеты)

Ответственные за ввод метаданных, ведение учетных форм

Файл, контейнер

1.1. Идентифицирующие метаданные:

- дата оцифровки, создания копий;

- вид копии (ЭФП-1);

- номер копии;

- номер экземпляра копии;

- номер файла в ед. хр.;

- имя (маркировка) файла.

1.2. Технические метаданные. Метаданные о сканирующем оборудовании:

- сканер или иное оборудование для оцифровки (вид, модель, производитель, год производства)*;

- сведения о настройке (профиле) оборудования*;

- протоколы тестирования оборудования*;

- разрешение*.

Метаданные о параметрах оцифровки:

- формат*;

- размер изображения (в том числе ширина, высота, горизонтальное разрешение, разрешение по вертикали)*;

- цветовой режим*;

- глубина цвета*;

- сжатие*;

- наличие/отсутствие осуществления графической обработки и краткое описание произведенных операций (вводится оператором);

- измеримые параметры (эффективное разрешение, геометрия и искажение, покрытие цветового канала, шум изображения; линейность датчика CCD, динамический диапазон; подлинная цветопередача, однородность освещения и др.) с указанием источника (стандарта, руководства)*.

Метаданные о контроле качества:

- протокол оценки качества;

- сведения об оценке качества на мониторе с разрешением 1280 x 1024;

- качество цветопередачи;

- резкость;

- контрастность;

- читабельность при 200%;

- плотность;

- качество распечатки;

- сведения об оценке качества с помощью программных средств по измеримым параметрам с указанием программного обеспечения и средств измерения)*;

- подпись проверяющего;

- дата.

1.3. Учетные метаданные:

размер файла (Мбайт).

1.4. Метаданные о хранении:

путь к файлу*.

1.5. Иные метаданные:

сведения о доступе

Реестр файлов ед. хр. (учета) по каждому виду копий (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3) и разновидности копий ЭФП-3 (обновляется после проверки качества, конвертации), протокол настройки сканера

Структурное подразделение, ответственное за оцифровку (информационный центр, отдел IT)

2. Создание рабочей копии, копий последующих поколений (п. 2 приложения 1)

Копия единицы хранения, документа

1.1. Идентифицирующие метаданные:

- дата создания копии;

- вид копии (ЭФП-2, ЭФП-3);

- номер копии;

- номер экземпляра копии.

1.2. Метаданные об основании создания копии ЭФП-2 и ЭФП-3:

- номер и дата заказа на оцифровку (приложение 9);

- цели создания копии (справочник);

- Ф. И. О. ответственного лица.

1.3. Поисковые метаданные:

заголовок ед. хр., ед. уч. документа, указатели.

1.4. Иные метаданные:

режим доступа

Журнал учета рабочих копий (ЭФП-2), журнал конвертации рабочих копий (ЭФП-3)

Структурное подразделение, ответственное за оцифровку (информационный центр, отдел IT)

Файл (контейнер)

1.1. Идентифицирующие метаданные:

- дата создания копии;

- вид копии (ЭФП-2, ЭФП-3);

- номер копии;

- номер экземпляра копии;

- номер файла в ед. хр.

1.2. Технические метаданные. Сведения об обработке:

- наименование программного средства; - формат файла.

1.3. Учетные метаданные:

размер до и после обработки.

1.4. Метаданные о хранении:

имя (маркировка) файла.

1.5. Сведения о хранении:

путь к файлу

Реестр файлов рабочей копии

Структурное подразделение, ответственное за создание ЭФП (рабочая копия);

структурное подразделение, ответственное за хранение ЭФП (информцентр, отдел IT и др.), за ведение информационной системы, сайта архива, за использование документов (читальный зал, отдел использования, отдел, участок, группа копирования документов) - копий последующих поколений

3. Миграция копии (всех поколений) на встроенный носитель (пп. 3.1.1 приложения 1)

Копия единицы хранения, документа

1.1. Идентифицирующие (копию) метаданные: - дата миграции копии;

- вид копии (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3);

- номер копии;

- номер экземпляра копии;

- Ф. И. О. ответственного лица;

- номер и дата акта передачи в систему хранения.

1.2. Технические метаданные.

Метаданные о проверке целостности, воспроизводимости (п. 3.2 приложения 1)

- дата контроля;

- протокол контроля;

- итоги контроля;

- Ф. И. О. ответственного лица.

1.3. Метаданные о хранении:

адрес размещения мастер-копии на встроенном носителе

Журнал (книга) учета копий ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3;

журнал миграции мастер-копий (в случае отсутствия данных о миграции в журнале учета копий)

Структурное подразделение, ответственное за создание ЭФП (рабочая копия);

структурное подразделение, ответственное за хранение ЭФП (информцентр, отдел IT и др.), за ведение информационной системы, сайта архива, за использование документов (читальный зал, отдел использования, отдел, участок, группа копирования документов) - копий последующих поколений

4. Миграция копии (всех поколений) на физически обособленный носитель, передача носителя на хранение (пп. 3.2.2 приложения 1)

Копия единицы хранения, документа

1.1. Идентифицирующие (копию) метаданные:

- дата миграции копии;

- вид копии (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3);

- номер копии;

- номер экземпляра копии;

- Ф. И. О. ответственного лица;

- номер и дата акта передачи в систему хранения.

1.2. Технические метаданные. Метаданные о проверке целостности, воспроизводимости (п. 3.2 приложения 1):

- дата контроля;

- протокол контроля;

- итоги контроля;

- Ф. И. О. ответственного лица.

1.3. Метаданные о хранении:

маркировка (учетный номер) носителя по журналу учета носителей

Журнал (книга) учета копий

То же

Носитель

1.1. Идентифицирующие метаданные:

- N п/п;

- дата регистрации носителя;

- инвентарный номер носителя;

- фонд N, опись N, ед. хр. (с N по N);

- Ф. И. О., подпись работника, осуществившего запись (прием).

1.2. Технические метаданные:

- тип, вид (марка) носителя;

- производитель;

- маркировка файлов;

- дата проверки физико-технического состояния;

- Ф. И. О. ответственного лица, номер и дата акта проверки;

- результаты проверки.

1.3. Учетные метаданные:

- объем носителя;

- объем записанной информации.

1.4. Метаданные о хранении:

- место хранения (хранилище, стеллаж полка, шкаф);

- примечания.

1.5. Метаданные об уничтожении:

- номер и дата акта об уничтожении;

- Ф. И. О. ответственного лица

Журнал учета носителей, форма 28 приложений к Методическим рекомендациям к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях: утв. приказом Росархива от 2 марта 2020 г. N 24 (ред. от 26 сентября 2022 г.); вкладыш к носителю

Структурное подразделение, ответственное за создание ЭФП (рабочая копия);

структурное подразделение, ответственное за хранение ЭФП (информцентр, отдел IT и др.), за ведение информационной системы, сайта архива, за использование документов (читальный зал, отдел использования, отдел, участок, группа копирования документов) - копий последующих поколений; хранилище, отдел, ответственный за обеспечение сохранности

5. Конвертация копий всех поколений (п. 3.3 приложения 1)

Копия единицы хранения, документа

1.1. Идентифицирующие метаданные:

- дата конвертации;

- вид копии (ЭФП-1);

- номер копии;

- номер экземпляра копии;

- Ф. И. О. ответственного лица.

1.2. Технические метаданные:

- причина конвертации (вводится оператором);

- программное обеспечение, с помощью которого осуществлена конвертация.

1.3. Учетные метаданные:

- размер копии в мегабайтах;

- число файлов.

1.4. Метаданные о хранении:

- путь к каталогу;

- маркировка (учетный номер носителя)

Журнал конвертации мастер-копий, рабочих копий (отдельно по видам копий)

Структурное подразделение, ответственное за создание ЭФП (рабочая копия); структурное подразделение, ответственное за хранение ЭФП (информцентр, отдел IT и др.), за ведение информационной системы, сайта архива, за использование документов (читальный зал, отдел использования, отдел, участок, группа копирования документов) - копий последующих поколений; хранилище, отдел, ответственный за обеспечение сохранности

Файл (контейнер)

1.1. Идентифицирующие метаданные:

- вид копии (ЭФП-1);

- номер копии;

- номер экземпляра копии;

- Ф. И. О. ответственного лица;

- дата конвертации;

- имя (маркировка) файла;

- ответственное лицо.

1.2. Технические метаданные:

формат файла после конвертации, ответственное лицо, дата, результаты контроля качества.

1.3. Учетные метаданные:

размер файла после конвертации.

1.4. Метаданные о хранении

- путь к каталогу;

- маркировка (учетный номер носителя)

Структурное подразделение, отвечающее за хранение ЭФП (информцентр, отдел IT и др.)

6. Использование ЭФП-3 (п. 4 приложения 1)

Копия единицы хранения, документа

1.1. Идентифицирующие метаданные:

- дата, номер заказа-требования на выдачу копий;

- номер единицы хранения;

- вид копии (ЭФП-2, ЭФП-3);

- номер копии.

1.2. Учетные метаданные:

число документов.

1.3. Метаданные о процессе использования копий:

- даты выдачи физически обособленного носителя;

- Ф. И. О., номер анкеты пользователя;

- Ф. И. О. работника, производившего выдачу;

- дата возврата носителя;

- Ф. И. О. принявшего работника;

- даты начала и окончания доступа через ИС, личный кабинет пользователя;

- способ отправки архивной копии, заказа на копирование (справочник: доступ к ИС, личный кабинет, электронное письмо, защищенный канал связи, в том числе портал "Госуслуги", ссылка на FTP-сервер, срок действия ссылки, физически обособленный носитель, его вид (справочник), иное);

- дата и номер сопроводительного письма при отправке копии, справки, выписки;

- способ удостоверения (вид электронной подписи, номер сертификата), Ф. И. О. должностного лица, подписавшего письмо.

1.4. Метаданные о процессе проверки физико-технического состояния носителя <85>:

- дата проверки;

- ответственное лицо;

- общие результаты;

- выявленные дефекты (справочник)

Книга учета выдачи физически обособленных носителей в читальный зал;

журнал учета доступа к ЭФП-3 в информационной системе, в том числе удаленного доступа

Структурное подразделение, ответственное, за использование документов (читальный зал, отдел использования, отдел, участок, группа копирования документов) - копий последующих поколений