3.4. Создание мастер-копий (оцифровка)

3.4.1. Работы по оцифровке включают следующие этапы:

- определение методов оцифровки, технических параметров оцифровки;

- настройка, калибровка и профилирование мониторов, сканирующего оборудования;

- подготовка помещения для оцифровки в соответствии с требованиями, изложенными в п. 2.3;

- создание мастер-копии;

- контроль качества оцифровки созданной мастер-копии;

- миграция мастер-копии в систему хранения, на физически обособленный носитель информации.

3.4.2. Решение о методах и параметрах оцифровки принимается после проверки состояния документов руководителем архива по предложениям структурного подразделения, должностным лицом, ответственным за создание ЭФП. Методы и параметры оцифровки указываются в заказе (заказе-наряде) и журнале (БД) регистрации заказов (заказов-нарядов).

Оцифровка при создании мастер-копии производится с подлинника документа на традиционном носителе, подлинника научно-технического документа (НТД), оригинала аудиовизуального документа. Кинодокументы, микрофильмы оцифровываются с негативов первого поколения. При неудовлетворительном состоянии подлинника, оригинала (негатива) или его утрате после экспертизы может быть принято решение об оцифровке аудиовизуальных документов с позитива, контрпозитива, для научно-технической документации - с дубликата, рабочей копии, для иной документации - с копии на правах подлинника.

3.4.3. Единицы хранения оцифровываются в полном объеме, включая обложки, дубликаты документов, листы-заверители, а также оборотные стороны, за исключением листа использования.

При внеплановой оцифровке особо ценных архивных документов, независимо от числа запрошенных на оцифровку листов (кадров, треков, фотографий из альбома), рекомендуется единицу хранения (единицу учета) оцифровывать полностью <42>. Также рекомендуется полностью оцифровывать единицы хранения, подлежащие расшивке.

--------------------------------

<42> При этом, независимо от качества заказанной копии, создается копия с параметрами, соответствующим минимальным требованиям к ЭФП-1.

При оцифровке частично рассекреченной единицы хранения оцифровываются только несекретные документы. Оцифровка такой единицы хранения производится в соответствии с правилами, установленными для секретных документов. В лист использования вносятся данные о номерах оцифрованных листов. Например: "Л. 5 об. оцифрован". В учетных формах ЭФП эти оцифрованные листы учитываются как отдельная единица хранения. В дальнейшем, в случае рассекречивания остальных документов, единицы хранения ЭФП и учетные формы дополняются.

3.4.4. Граница области сканирования должна отстоять на 0,5 - 1,0 см от края документа, с тем, чтобы на изображении были видны его края. Рядом с документом (единицей хранения) должны быть расположены линейки, представляющие физические размеры документа (по высоте, по ширине), а также специальные тест-объекты (цветная и серая шкалы, технические миры) <43>, предназначенные для осуществления последующего контроля цветности, контрастности и четкости электронного изображения. С целью сокращения размеров файла возможно разместить линейки и тест-объекты только рядом с первым листом из группы однотипных по характеру носителя и его физическому состоянию документов.

--------------------------------

<43> П. 3.14 Технических требований к оцифровке архивных документов, научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам, а также созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Единицы хранения оцифровываются в разворот, чтобы при оцифровке на полученном изображении присутствовал лист с информацией и оборот предыдущего листа. Полистная оцифровка неразброшюрованных единиц хранения возможна, когда формат листов превышает размер сканирующего стола. В таком случае последовательно сканируются листы и их обороты.

Использование прижимного стекла сканеров нежелательно в случае, если:

- толщина единицы хранения превышает глубину книжной колыбели;

- документы, входящие в единицу хранения, сшиты таким образом, что при ее раскрытии на 180° у корешка возникает "волна" и появляется возможность нанесения вреда документам;

- при сканировании иллюминированных или пергаменных рукописей и книг;

- при сканировании особо ценных документов, документов в неудовлетворительном физическом состоянии.

3.4.5. В случае если в составе единицы хранения находятся документы разных размеров или утрачено до 50% площади страницы документа, необходимо использовать белые листы бумаги для подкладки их под небольшие документы, с тем чтобы следующий документ большего размера не проявлялся на изображении.

Для документов, выполненных на тонкой, просвечивающей бумаге (газетная бумага, калька, бумага с плотностью менее 60 г/м²), при освещении которой через нее просвечивает текст, написанный на обороте листа, или текст следующего листа, при сканировании необходимо под нее подкладывать непрозрачную матовую бумагу (картон) черного или белого цвета с плотностью листов формата A4 не менее 160 г/м²; листов формата A1 - 200 г/м². Для документов, тексты которых выполнены черными чернилами (порошком), в качестве прокладочных листов используют черную матовую бумагу; фиолетовыми (синими) чернилами (порошком, фиолетовой, синей, серой копиркой) - бумагу серого цвета (оттенок цвета бумаги подбирается экспериментально).

Для оцифровки широкоформатных документов рекомендуется использовать специализированное оборудование для оцифровки документов формата A1 - A0. При отсутствии специального оборудования оцифровка производится пофрагментно с последующей компьютерной "склейкой" изображения.

При возможности следует использовать технологии безразмерного сканирования без сшивки со сканированием многокамерными системами и последующей обработкой (сшивкой "пиксель в пиксель"). При пофрагментном сканировании хранятся как фрагменты, так и "склеенный" экземпляр мастер-копии.

В случае если единица хранения представляет собой трехмерный объект (например, издание, альбом, столбец и т.д.) или имеет вложения, средства хранения, упаковку, приложения, имеющие историческую ценность, необходимо создание цифровой фотографии предмета, отражающей его физические размеры и форму, а также имеющиеся особенности упаковки (книжный корешок, три стороны обреза книги, застежки и т.д.). Предметы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, и модели образцов изделий, проектов оцифровываются 3D-сканером, при его отсутствии - цифровым фотоаппаратом с использованием цветовой шкалы и линейки. Для отображения нанесенной на предметы символьной и графической информации производят их фотографирование с параметрами, позволяющими прочитать данную информацию.

В случае если документ представляет собой телетайпную или телеграфную ленту, имеет филиграни, рельефные изображения, подчистки, исправления и так далее и (или) иные детали, видимые только при определенном освещении или под углом, его сканирование может производиться с использованием специального оборудования.

В случае изменения внешнего вида оцифрованного документа после реставрации может быть проведено повторное сканирование. При этом сохраняются обе мастер-копии.

Появление сканирующего оборудования с улучшенными характеристиками может в исключительном случае служить основанием для повторной оцифровки на основании письменного разрешения структурного подразделения, отвечающего за обеспечение сохранности документов.

3.4.6. Сканирующее и воспроизводящее оборудование (мониторы, принтеры) подлежит настройке, калибровке в порядке и с периодичностью, предусмотренной эксплуатационной документацией. Рекомендуется заключение договора с организацией, имеющей лицензию на обслуживание оборудования.

3.4.7. Настройка режимов сканирования с помощью программного обеспечения сканера или иного программного обеспечения и панели управления сканера проводится ежедневно перед началом процесса оцифровки и при изменении вида носителя, подлежащего оцифровке оператором сканирования или ответственным специалистом. В течение рабочего дня тестируется качество настройки в связи с изменением освещенности, температуры и запыленности помещения. После тестирования осуществляется подстройка сканера. После настройки сканера целесообразно сохранить ICC-профиль настройки для каждого вида носителя. При использовании для сканирования цифровой камеры необходимо также перед началом оцифровки проверить настройки камеры, отвечающие за размер изображения (высота расположения камеры над документом, фокусное расстояние).

Результаты настройки оборудования (профиль) должны фиксироваться в протоколе проведения регламентной настройки.

3.4.8. Параметры мастер-копий должны быть не ниже следующих:

- разрешение не менее 300 dpi - для оцифровки документов формата A4 и более, а также описей;

- разрешение не менее 600 dpi - при оцифровке особо ценных документов.

Параметры оцифровки документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, а также имеющих тонкие линии, мелкие детали, подбираются индивидуально.

Для оцифровки документов с угасающим или плохо читаемым текстом, содержащим тонкие линии, мелкие детали, следует по возможности использовать макрорежим.

Цветной режим (True Color) предусматривает не менее 24 бит для сканирования документов, сканирование описей осуществляется в режиме "оттенки серого" не менее 8 бит (за исключением описей, имеющих цветовые отметки, влияющие на учетные характеристики дел, рукописных описей, описей, имеющих палеографические особенности, в том числе созданных до XX в., которые сканируются в режиме True Color).

Для документов, имеющих карандашный текст, а также при наличии дефектов текста, создается два варианта электронной мастер-копии: в цветном режиме и в режиме "оттенки серого" (при однократном сканировании, если программное обеспечение позволяет осуществлять перевод изображения из цветного формата в формат градации серого и в черно-белый, а также дает возможность сохранять изображение в нескольких экземплярах).

Мастер-копии должны сохраняться: в виде отдельных файлов; в режиме RGB, в формате TIFF без компрессии. При невозможности хранения или обработки документов в данном формате допускается сохранение в формате JPEG (режим Lossless). Особо ценные документы, документы формата менее A4, а также имеющие тонкие линии, мелкие детали, чертежи, карты, иллюстрации, мастер-копии категории A <44> сохраняются в формате TIFF без компрессии. Для проверки формата используется графический редактор, свойства изображения: TIFF: Compression: 1.

--------------------------------

<44> Методика контроля качества сканирования бумажных документов: методическое пособие и техническое руководство. М.: ООО "Дими-Центр", 2013. URL: http://dimicenter.ru/image/data/download/info/metodika-1.pdf (дата обращения: 01.12.2022).

Каждое отдельное изображение оцифрованного документа является отдельным файлом, который автоматически нумеруется по порядку во встроенной в сканирующее оборудование программе оцифровки (в проекте). Копия единицы хранения или оцифрованной части единицы хранения сохраняется в отдельном проекте.

Несколько файлов для одного разворота (страницы) создаются <45>:

--------------------------------

<45> В том числе с разными параметрами оцифровки и с разных ракурсов при оцифровке одного листа, разворота.

- при сканировании фотоальбомов и иных сложных документов с несколькими изображениями на странице (оцифровывается страница, далее делается копия каждого изображения);

- при сканировании документа, который хранится в сложенном (сфальцованном) виде (оцифровывается его лицевая и оборотная стороны в развернутом виде, а также во всех вариантах сложения, в случае если варианты сложения имеют самостоятельную информационную ценность, содержат надписи, нанесенные на сложенный носитель, резолюции, скрепы, пометы);

- при сканировании конвертов, которые оцифровываются с двух сторон, затем содержимое конверта, а также с обратной стороны с открытым клапаном так, чтобы были видны документы, вложенные в конверт;

- при сканировании страниц сложной конструкции (с вклейками, отгибающимися вставками по краю документа) - все без исключения элементы, несущие информацию, должны быть оцифрованы;

- при пофрагментном сканировании документов широкого формата с последующей склейкой.

Наличие нескольких файлов для одной мастер-копии следует отразить в учетных формах (см. раздел 4, приложение 7) и при маркировке файла (см. п. 4.8).