2.4.5. Протокол заседания (совещания)

2.4.5.1. Протокол заседания (совещания) составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Виды протоколов: протоколы заседания коллегиального органа, координационного совета, экспертной комиссии, научного совета, рабочей группы, совещания и др.

Протоколы заседания (совещания) могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.4.5.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы, фамилия председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью - приложением к протоколу, оформленный в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

или

Присутствовали: 25 чел. (список согласно приложению N 1).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Вопросы нумеруются римскими цифрами и начинаются с предлога "О" ("Об"), печатаются центрованно размером шрифта N 15 и подчеркиваются одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, в последовательности, соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа и строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.4.5.3. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.4.5.4. Протоколы заседания (совещания) печатаются на общем бланке Росстата, протоколы коллегиального органа - на бланке установленного образца и имеют следующие реквизиты:

вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания: указывается, у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в Росстате.

Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы заседаний экспертных комиссий, протоколы координационных, научных советов, протоколы совещаний и др.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседаниях.

Протоколы совместных заседаний печатаются на стандартном листе бумаги формата A4, имеют реквизиты, аналогичные реквизитам протоколов Росстата, и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

В случаях, когда отдельными актами определен порядок подписания протоколов заседаний комиссий, подпись может включать обязанности (полномочия) в составе комиссии, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.4.5.5. Порядок оформления сносок в протоколах аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (п. 2.4.2.8) настоящей Инструкции.

Образцы оформления протоколов представлены в приложениях N 21 - 25.

2.4.5.6. Порядок подготовки протокола заседания (совещания) в территориальных органах Росстата аналогичен порядку подготовки протокола заседания (совещания) в центральном аппарате Росстата, изложенному в пункте 2.4.5.