6.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

6.2.1. С помощью почтовой связи в Росимущество доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых извещений на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция органов государственной власти и в случаях, предусмотренных решениями Правительства Российской Федерации, органов местного самоуправления, сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных органов согласно перечню, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 10 декабря 2013 г. N 897 "Об утверждении перечня органов, служебные отправления которых доставляются органами федеральной фельдъегерской связи".

По каналам электронной связи поступают электронные документы, электронные сообщения, телеграммы, факсограммы, телефонограммы.

6.2.2. Прием, первичная обработка, регистрация, предварительное рассмотрение и распределение поступающих в Росимущество документов, в том числе обращений граждан, осуществляются централизованно отделом Службы делопроизводства, обеспечивающим регистрацию входящей корреспонденции (далее - отдел входящей корреспонденции).

6.2.3. Все поступившие в Росимущество документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности адресования поступающих документов и правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);

проверку правильности вложения документов (целостности входящих документов, включая приложения).

Конверты (упаковка) от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к поступившим документам.

6.2.4. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства.

6.2.5. При обнаружении повреждений входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при поступлении в Росимущество документа, адресованного иному органу государственной власти, организации или лицу, либо без подписи должностного лица составляется в свободной форме акт о возврате документа отправителю с указанием причины возврата в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в отделе входящей корреспонденции, другой экземпляр акта вместе с документом направляется корреспонденту.

Учет актов о возврате документа корреспонденту ведется в соответствующем журнале в свободной форме.

6.2.6. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично", грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются: с отметкой "Лично" непосредственно адресату, с грифами ограничения доступа - работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

6.2.7. Корреспонденция, поступившая фельдъегерской связью, принимается по реестру (описи). Работник отдела входящей корреспонденции, принимающий фельдъегерскую почту, расписывается на реестре (описи), представленной фельдъегерем, проставляя штамп с наименованием Агентства, адресом, датой и текстом "Экспедиция" внутри, сверяет корреспонденцию по количеству и адресатам отправителей. Номера на конвертах должны совпадать с номерами в описи. В случае несовпадения номеров или обнаружения повреждений конвертов в описи делается соответствующая запись. Первый экземпляр описи возвращается фельдъегерю, второй экземпляр подшивается в дело отдела входящей корреспонденции.

Документы, поступившие фельдъегерской связью по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются работниками Росимущества, осуществляющими дежурства в указанные дни, и далее передаются на регистрацию в отдел входящей корреспонденции.

6.2.8. При приеме нарочной корреспонденции после проверки правильности доставки и вложения документов на обороте первого листа каждого документа ставится штамп с указанием даты поступления документа в Росимущество и, при необходимости, времени поступления.

6.2.9. Документы, поступившие по каналу факсимильной связи или поступившие на адрес электронной почты Росимущества, посредством АС ДОУ, МЭДО, принимаются в отделе входящей корреспонденции.

Электронные сообщения, поступившие по электронной почте, распечатываются работниками отдела входящей корреспонденции. Дальнейшая работа с ними осуществляется как с документами на бумажном носителе.

6.2.10. Для приема электронных сообщений, направленных путем заполнения специальной формы на официальном сайте Росимущества в сети Интернет, применяется специализированный программный модуль, предусматривающий заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа, а в случае их незаполнения - информирующий заявителя о невозможности принять его обращение и обеспечивающий поступление информации, содержащейся в электронном сообщении, в АС ДОУ.

В целях безопасности и обеспечения подтверждения заявителем указанных реквизитов по адресу электронной почты заявителя направляется уведомление. В случае если заявитель переходит по указанной в уведомлении ссылке и подтверждает отправку электронного сообщения, сообщение сохраняется в административной зоне сайта, а также поступает в АС ДОУ.

6.2.11. Порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утвержден распоряжением Правительства Российской Федерации N 583-р (за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг), установлен Правилами обмена документами в электронном виде и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию.

6.2.12. Выявленные в ходе проверки поступивших документов несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

6.2.13. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые.

6.2.14. К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях (приложение N 58).

Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Документы первичного бухгалтерского учета (выписки банка, платежные поручения, счета-фактуры), материального учета и формы статистической и бухгалтерской отчетности, графики, наряды, разнарядки, поступившие без соответствующих сопроводительных писем, подлежат учету в подразделениях или у непосредственных исполнителей.