ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ПОНЯТИЯ

физическое или юридическое лицо, создавшее документ

организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов

документ, охраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства

свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному

лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа

классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения

реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота

документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания

хранение документов в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами

выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения

копия части документа, заверенная в установленном порядке

органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иные государственные органы, образуемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации

реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему

реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием

реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа

зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению

документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению

документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение

документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой

деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами

совокупность документов, образующихся в деятельности организации

запись информации на носителе по установленным правилам

зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель

движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки

совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут

документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов

лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления

свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности

возможность и условия получения и использования документа

копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость

краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела

обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа

цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации

срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией

систематическая идентификация и/или упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами

процесс перевода документов из одного формата в другой

совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя

признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов

документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела

часть официального документа с отметками (визами) о согласовании

структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности

процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата

систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения

материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации

направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления

количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения

учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение

первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале

документ, созданный, юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке

сайт в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, содержащий информацию о деятельности государственного органа или органа местного самоуправления, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат государственному органу или органу местного самоуправления. Федеральным законом может быть предусмотрено создание единого портала, на котором размещаются официальные сайты нескольких государственных органов

проставление на документе необходимых реквизитов

обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию

устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством проставления его оттиска на документе

первый или единственный экземпляр документа

заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме

реквизит, представляющий собой собственноручную роспись должностного или физического лица

вечное хранение документов без права их уничтожения

изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение

основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело

документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля

цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму

элемент оформления документа

реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа

федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными федеральными органами государственной власти

система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота

структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации

оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами

период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда

срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом

исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией)

процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления

деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации

группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел

организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов

состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации

информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию

копия документа, созданная в цифровой форме

документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах

документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота)

свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера

свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия