4.4. Правила деловой переписки по корпоративной электронной почте

В целях сохранения истории переписки с клиентами и ее дальнейшего анализа целесообразно использовать электронные адреса корпоративной почты, подключенные к АС УВК.

При использовании корпоративного почтового сервиса работнику необходимо руководствоваться следующими правилами:

1) Вся официальная переписка с клиентом должна вестись с официальных адресов корпоративной почты Компании. Не допускается использование личных адресов работников, зарегистрированных на публичных почтовых сервисах.

2) Деловое письмо должно быть коротким, исчерпывающим и ясно излагающим предмет обсуждения.

3) В целях безопасности необходимо помнить о соблюдении работником требований коммерческой тайны. В копии письма должны присутствовать исключительно адреса лиц, имеющих прямое отношение к предмету обсуждения. С осторожностью необходимо использовать инструменты "веерной" пересылки писем. Работа с информацией, составляющей коммерческую тайну, должна отвечать корпоративным требованиям ОАО "РЖД".

4) Работник обязан сохранять информацию конфиденциального характера. Запрещается передавать третьим лицам личные данные клиентов и их представителей (номера телефонов, копии личных документов и т.д.). Использование конфиденциальной информации возможно только в рамках решения профессиональных задач.

5) При обмене документами посредством электронной почты не рекомендуется использовать сторонние файлообменные ресурсы.

6) Каждое электронное письмо со стороны Компании должно иметь подпись, содержащую полные фамилию, имя и отчество (при наличии) работника, его должность и контактные данные. Оформление и структура подписи должны быть выдержаны в едином корпоративном стиле (рисунок 1).

Рисунок 1 - Пример оформления подписи к электронному письму

7) Прикрепляемые к письму файлы должны иметь названия, отражающие их суть. Необходимо помнить, что корректное название документа упрощает работу с ним в части его идентификации и поиска. Название документа должно быть набрано кириллицей, за исключением случаев международной коммуникации. Строго запрещено использовать названия, присваиваемые файлам по умолчанию (Текстовый документ, Изображение (3), Scan и т.д.). В названии документа рекомендуется отображать информацию, позволяющую оперативно идентифицировать его содержание. Например, тип документа, номер документа, дата редакции, название клиента и т.д. (Счет N 123; Договор 351; Акт ООО "Перевозчик" от 17.03.21 и т.д.).

8) Тема письма должна исчерпывающе отражать суть его содержания, а также обеспечивать его быстрый поиск в почтовом ящике. В теме письма рекомендуется указывать название Компании клиента, номера документов и т.д.