Второй этап взаимодействия

После обращения клиента для формирования коммерческого предложения работник запрашивает у него информацию по Опросному листу из базы [14]. Форма опросного листа приведена в таблице 4.

Таблица 4

Форма опросного листа

После этого:

клиенту должна быть предоставлена информация о возможных типах вагонов (контейнеров), которые могут быть использованы для перевозки заявленного груза на выбранном маршруте;

необходимо проинформировать клиента о возможных условиях перевозки предъявляемого груза, включая виды отправок, сроки доставки и т.д.

после выбора клиентом типа вагона (контейнера) для перевозки груза ему необходимо предоставить информацию о возможных местах и способах производства погрузочно-разгрузочных работ с данным грузом на начально-конечных станциях маршрута.

При подготовке рекомендаций клиенту по содержанию его запросов работник может воспользоваться "Автоматизированным конструктором портфеля услуг на перевозку грузов по запросам клиентов".

Если в процессе формирования коммерческого предложения работнику потребовалась дополнительная информация от клиента, то работник должен запросить ее по заранее оговоренному каналу связи.

Коммерческое предложение клиенту должно быть направлено в соответствии с достигнутыми с клиентом договоренностями. Для этого рекомендуется использовать следующие речевые модули:

"Итак, резюмируя вышесказанное - я подготовлю коммерческое предложение по параметрам ваших перевозок и представлю его Вашей компании в (указать день недели и время). Подскажите, на чье имя писать коммерческое предложение и на какой электронный адрес направить?

После чего я позвоню Вам (день недели) для получения обратной связи. Вам будет удобна первая или вторая половина дня?

Имя-Отчество, если вас все устроит в нашем предложении, Вы подготовите письменное согласие от имени компании или с кем Вам еще нужно будет согласовывать принятие решения?

(Имя-Отчество), у Вас есть еще какие-нибудь вопросы ко мне?

Спасибо, до свидания. Я Вам позвоню (день недели, время)".

В случае отсутствия договоренности о конкретной дате предоставления коммерческого предложения необходимо направить его в течение трех рабочих дней после получения от клиента всех запрошенных данных с указанием периода действия коммерческого предложения.

В случае, если услуги не могут быть оказаны клиенту, в том числе по причине экономической неэффективности, работник также в течение трех рабочих дней уведомляет об этом клиента с указанием причины отказа.

В случае, если клиенту необходима комплексная транспортная услуга и для ее оказания необходимо привлечение контрагентов, допускается формирование коммерческого предложения в течение 7 рабочих дней с предоставлением сводного промежуточного ответа клиенту в течение трех рабочих дней.

Обсуждение коммерческого предложения и возможность его корректировки осуществляется в рамках оказания консультационных услуг.

При согласии клиента с условиями коммерческого предложения работник должен в течение одного рабочего дня направить клиенту заранее оговоренным способом перечень документов, необходимых для оказания предусмотренных коммерческим предложением услуг.

При достижении договоренности между Компанией и клиентом о взаимодействии посредством системы электронного документооборота данное взаимодействие осуществляют на основе договоров.

Доступ в систему электронного документооборота должен быть обеспечен в круглосуточном режиме, если иное не определено условиями договора. Исключения могут составлять технологические перерывы, о времени проведения и продолжительности которых пользователи должны быть проинформированы не позднее, чем за один рабочий день до начала их проведения.