3.1 Прием и первичная обработка поступающих документов

3.1.1. Доставка документов в Роструд осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (телеграфная, телефонная, электронная почта, СЭД, система межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО).

Средствами почтовой связи в Роструд доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также телеграмм и печатных изданий.

По каналам электрической связи поступают: факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

МЭДО - система, предназначенная для передачи электронных сообщений, содержащих общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, между автоматизированными рабочими местами уполномоченных работников Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти.

Обмен документами по системе МЭДО организован в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" и техническими требованиями, утвержденными распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р, предусматривающими утверждение технических требований к организации взаимодействия системы МЭДО с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

3.1.2. Все поступающие в Роструд документы проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию.

Прием и первичная обработка документов, поступивших в рабочее время, осуществляется централизованно отделом делопроизводства и контроля. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются ответственным дежурным (работником приемной руководителя Роструда).

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю с пометкой на конверте "К Роструду не относится".

При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в экспедиции, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.

При необходимости работник экспедиции связывается с исполнителем присланного документа и решает вопрос по телефону.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов, а также причину возврата документа.

Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к заявлениям, жалобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов.

Не вскрываются пакеты и конверты, поступившие из зарубежных стран и их представительств в России на иностранных языках, а также с отметкой "Лично" ("Private") - передаются непосредственно адресату.

3.1.3. Поступившие обращения граждан для рассмотрения и регистрации передаются в отдел по работе с обращениями граждан Управления делами и контроля вместе с конвертами.