2.2.9. Текст документа

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. В официально-деловом тексте допускается использование общепринятых сокращений и аббревиатур.

Текст, как правило, состоит из двух частей: в первой части излагаются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например: приказы (распорядительную часть без констатирующей (преамбулы), письма, заявления (просьбу без пояснения), справки, докладные записки (оценку фактов, выводы).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и т.п.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности организации (акт, заключение, справка, отчет и т.п.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа, например: комиссия установила, отдел разработал, в состав Управления входят, ведущий специалист имеет право и т.п.

В распорядительной части приказов Федеральной службы по труду и занятости, а также в документах, адресованных руководству Роструда или структурных подразделений, текст излагается от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу и т.д.).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили, решили).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: вид документа, наименование организации - автора документа, дата документа, номер документа, заголовок.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа: просим направить, направляем на рассмотрение;

от первого лица единственного числа: считаю необходимым, прошу выделить;

от третьего лица единственного числа: Федеральная служба по труду и занятости не возражает, Управление ... считает возможным.

Не следует начинать текст письма со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (например: На Ваш запрос от 12 ноября 2019 года N 08-12/12 сообщаем ...), поскольку в обязательном порядке заполняется самостоятельный реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата".

Если исполнитель отвечает на несколько писем-запросов, то в тексте допускается перечисление дат и регистрационных номеров поступивших в Роструд документов.