3.6. Порядок отправки документов

3.6.1. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из Роструда, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи, спецсвязи, курьером, а также передаются по каналам электросвязи (телеграф, телефон, электронная почта, МЭДО, СЭД).

3.6.2. Направление электронных копий зарегистрированных исходящих документов адресатам-участникам системы МЭДО, а также по электронной почте происходит в автоматизированном режиме с использованием СЭД Роструда.

Персональную ответственность по контролю за своевременной отправкой документов в системе электронного документооборота несут:

за отправку документов за подписью руководителя Роструда или его заместителей - отдел делопроизводства и контроля;

за отправку документов за подписью руководителей структурных подразделений Роструда - работники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.

3.6.3. Документы, адресованные Президенту Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, палатам Федерального Собрания Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, другим министерствам и ведомствам, передаются в отдел делопроизводства и контроля для отправки фельдъегерской связью.

Документы ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования" также отправляются фельдъегерской связью или заказным письмом с уведомлением.

Отправка фельдъегерской связью производится один раз в день. Сдача документов для подготовки и отправки фельдъегерской связью должна осуществляться не позднее 11:30 по московскому времени.

Срочная отправка (дополнительный выезд) и отправка по выходным и нерабочим праздничным дням фельдъегерской связью не производится.

3.6.4. Отправка подписанных и зарегистрированных телеграмм осуществляется экспедицией.

Телеграммы для регистрации и дальнейшего оформления принимаются отделом делопроизводства и контроля до 17:00 ежедневно, кроме пятницы. В пятницу - до 16:00.

Все телеграммы вносятся в описи и передаются на почтовое отделение для отправки.

3.6.5. Несмотря на способ отправки, все отправляемые документы должны быть комплектными, со всеми приложениями к каждому документу.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

При отправке документа нескольким адресатам с отдельными приложениями в каждый адрес к документу должен быть подготовлен указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, с указанием фамилии исполнителя. Приложения, предназначенные данному адресату, должны быть скреплены с основным документом.

Отдел делопроизводства и контроля подборку документов и приложений по адресатам не производит.

Ответственность за полноту и комплектность передаваемых на отправку документов возлагается на структурные подразделения - исполнителей документов.

3.6.6. Документы, отправляемые почтовой связью, сортируются по категориям почтовых отправлений, фальцуются и упаковываются. Документы, одновременно отправляемые одному адресату, вкладываются в один конверт.

3.6.7. Конверты заклеиваются, взвешиваются для определения стоимости отправления. Корреспонденция вносится в реестры по каждому виду отправления отдельно (международная, простая, заказная и т.д.).

3.6.8. Подготовленная исходящая корреспонденция оформляется и передается для отправки в почтовое отделение на следующий рабочий день.