3.3. Порядок регистрации входящих (поступающих) документов

3.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрируются документы, поступающие из других органов и организаций и от физических лиц, а также создаваемые в Роструде внутренние документы.

3.3.2. Вся поступающая (входящая) в Роструд корреспонденция регистрируется отделом делопроизводства и контроля (кроме корреспонденции с грифом "Секретно").

Документы ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются отделом делопроизводства и контроля.

Обращения граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан Управления делами и контроля.

Регистрация поступившего электронного документа осуществляется в порядке, аналогичном порядку доведения корреспонденции, поступающей почтовой или фельдъегерской связью.

3.3.3. Регистрация документов, поступивших в отдел делопроизводства и контроля, осуществляется дифференцированно в зависимости от их характера с использованием СЭД Роструда.

3.3.4. Не подлежат регистрации в Роструде:

- ошибочно поступившие документы (в том числе документы, направленные в Роструд для пересылки (например, электронные обращения с просьбой пересылки документов в ГИТ);

- печатные издания (книги, журналы, газеты);

- поздравительные письма (открытки);

- поздравительные телеграммы и телеграммы, выражающие соболезнования;

- пригласительные билеты, приглашения;

- рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты и т.п.).

3.3.5. Документы регистрируются один раз. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Регистрация обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" осуществляется в течение 3 дней с момента поступления обращения.

3.3.6. Сведения о поступившем документе вносятся в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) СЭД Роструда, а документу присваивается регистрационный номер. РКК используются для учета, контроля исполнения поиска документа и сбора данных для статистической справки по документообороту.

3.3.7. При регистрации документа в РКК вводятся необходимые данные о документе с использованием установленного набора обязательных реквизитов.

Устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации:

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

категория организации;

корреспондент (подписант);

способ доставки;

входящая резолюция и ее автор;

краткое содержание документа;

указания по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата).

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами (например: статус документа, периодичность, связи и т.д.).

При наличии в документе ссылки на предыдущий документ обязательно в РКК делается отметка о его номере и дате, заполнив реквизит - связи РКК.

3.3.8. Для быстрой идентификации и ускорения поиска все поступающие в Роструд документы (за исключением документов, поступивших в форме электронных документов) маркируются сформированным в СЭД штрих-кодом с регистрационным номером и датой поступившего документа.

Штрих-код распечатывается и наклеивается на входящие бумажные документы в отделе делопроизводства и контроля.

3.3.9. Документы (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования"), поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа загружается в СЭД и присоединяется к РКК документа.

Корреспонденция на иностранных языках, адресованная руководству Роструда, после регистрации передается в отдел контроля за деятельностью частных агентств занятости, социального партнерства и международной деятельности Управления правового обеспечения, социального партнерства и международной деятельности для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения Роструда.

3.3.10. Информация о зарегистрированных документах представляет собой информационно-поисковую систему в СЭД Роструда по видам документов (по корреспондентам, авторам документов, по исполнителям и др.), которая используется для определения документооборота, контроля исполнения, анализа исполнительской дисциплины в Роструде.

3.3.11. Поиск конкретного документа в СЭД осуществляется по реквизитам документа (названию, виду документа, дате, номеру документа и т.п.) или по контексту (фразе, содержащейся в искомом документе, или ключевому слову). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

Также для ускорения поиска и открытия документа в отделе делопроизводства и контроля используется сканер штрих-кодов, с помощью которого для открытия электронного документа достаточно отсканировать наклеенный на бумажном экземпляре штрих-код.

3.3.12. По завершении предварительного рассмотрения и регистрации документы передаются руководителям соответствующих структурных подразделений для рассмотрения и вынесения резолюции (указания по исполнению).