3.5. Порядок регистрации исходящих (отправляемых) документов

3.5.1. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем Роструда или его заместителями, регистрируются и отправляются (в том числе по СЭД и МЭДО) в отделе делопроизводства и контроля.

3.5.2. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные начальниками структурных подразделений и их заместителями, регистрируются и отправляются (в том числе по СЭД и МЭДО) ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Роструда.

3.5.3. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

3.5.4. Перед регистрацией исходящих документов проверяется правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

3.5.5. При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об отправляемом документе фиксируются в РКК, к которой прикрепляется электронная копия отправляемого документа.

Если РКК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе.

Номер и дата исходящего документа после сохранения РКК исходящего документа в СЭД автоматически переносится в РКК входящего документа, на который готовился ответ, на основании чего входящий документ-основание считается исполненным или нет. При регистрации исходящего документа указывается, является ли регистрируемый документ закрывающим или промежуточным. Если в РКК нет ссылки на документ-основание, то письмо считается инициативным.

На исходящий документ, подписанный руководителем Роструда или его заместителями, распечатывается и наклеивается штрих-код с указанием исходящего номера и даты.

3.5.6. Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, помещаемой в дело.

3.5.7. Исходящие документы за подписью руководителя или его заместителей в отдел делопроизводства и контроля представляются на регистрацию в 3 экземплярах (подлинник и 2 копии). Одна копия документа на бумажном носителе с визами согласования и основаниями (списанными в дело и снятыми с контроля, если документ контрольный) помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Управления делами и контроля, другая копия с регистрационным номером и датой регистрации возвращается в структурное подразделение, подготовившее документ.

При необходимости копию исходящего письма исполнитель может распечатать из СЭД Роструда.

В рамках электронного документооборота если исходящий документ отправляется адресатам-участникам системы МЭДО, то его электронная копия отправляется адресату, визовая копия на бумажном носителе помещается в соответствующее дело Управления делами и контроля, а подлинник документа возвращается исполнителю.

Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в базе данных СЭД.

3.5.8. Документы для отправки передаются в экспедицию полностью оформленные с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и соответствующим количеством экземпляров.

На международные почтовые отправления адрес представляется исполнителем на русском языке и латинскими буквами.

3.5.9. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются, как правило, в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня.

3.5.10. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководства Управления делами и контроля.

3.5.11. Документы, оформленные без соблюдения правил, установленных разделом II Инструкции, к отправке отделом делопроизводства и контроля не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку независимо от факта подписания.