3.7. Порядок работы с электронными документами

3.7.1. В Роструде создаются и используются:

а) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

б) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.

Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

3.7.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Роструда.

3.7.3. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Роструда в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

3.7.4. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Роструда используются способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Роструде, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

3.7.5. Система электронного документооборота Роструда должна соответствовать требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе, необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденным приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221 "Об утверждении требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения".

3.7.6. Документы, создаваемые в Роструде и (или) поступившие в Роструд на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документа. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

3.7.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД Роструда.

3.7.8. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

3.7.9. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Роструде в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.7.10. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению, установленной формы.