3.1. Исполнение запросов

3.1.1. Рекомендуется при организации исполнения запросов пользователей предусмотреть различные формы подачи запросов:

- непосредственно в архиве;

- по обычной почте;

- по электронной почте;

- через формы или личный кабинет на официальном сайте архивного учреждения;

- через формы на официальном сайте уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

- через формы или личный кабинет на региональном архивном портале;

- через формы на официальном сайте органа местного самоуправления;

- через Федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" <16>;

--------------------------------

<16> Справочная информация о том, что нужно сделать для авторизации через ЕПГУ. URL: http://smev.gosuslugi.ru/portal/faq.jsp#!/2 (дата обращения: 27.07.2022).

- через региональный портал государственных и муниципальных услуг;

- через системы Социального фонда России и МФЦ.

Все возможные варианты подачи запросов должны быть детально описаны на официальном сайте архивного учреждения.

3.1.2. В разделе, описывающем запросы и услуги, рекомендуется разместить:

- информацию о типах запросов, которые принимает архив;

- основания для отказа в приеме запроса к рассмотрению;

- указание на необходимость предоставления документа, подтверждающего право пользователя на получение информации о третьих лицах;

- сроки исполнения запросов;

- результат оказания услуги;

- контакты;

- порядок обжалования неисполнения (неудовлетворительного исполнения) запроса;

- актуальный прейскурант;

- образцы заполнения форм (бланков) запросов.

3.1.3. В федеральные архивы запросы могут поступать через Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов. На сайтах федеральных государственных архивов должна быть размещена соответствующая информация с указанием ссылки на сайт Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов.

3.1.4. В целях уменьшения количества непрофильных запросов на сайте архивного учреждения рекомендуется:

- указать, документы каких организаций и за какие периоды находятся на хранении в архиве (для небольших архивов);

- дать ссылку на профильные ресурсы (например, на БД) по местам хранения документов по личному составу;

- дать ссылку на БД о составе и содержании архивных фондов региона;

- размещать тематические электронные базы данных по документам архива (например, "Ветеран труда", "Участники Великой Отечественной войны 1941 - 1945", ссылки на справочник "Административно-территориальное деление" и др.);

- список фондов, переданных в другие архивы.

3.1.5. При разработке форм для подачи запросов рекомендуется:

- создавать отдельные формы для разных типов запросов;

- отмечать в формах звездочками обязательные для заполнения поля;

- предусмотреть поля для вложений (указав возможные форматы);

- предусмотреть поле, при заполнении которого пользователь может подтвердить свое согласие на обработку персональных данных.

3.1.6. Не рекомендуется перегружать формы вопросами, затрагивающими персональные данные пользователей, включая в них только необходимые для исполнения запросов. Необходимо помнить, что в данном случае архивное учреждение выступает в роли оператора персональных данных, осуществляющего сбор информации в автоматическом режиме и несущего ответственность за использование, защиту и сохранность собранных данных.

3.1.7. Все формы для отправки запросов или сообщений с сайта должны быть защищены капчей (CAPTCHA). Как правило, для этих целей в CMS существуют специальные модули. Если их нет, то можно либо написать их самостоятельно, либо воспользоваться стандартными средствами от популярных разработчиков, например, использовать сервис "Яндекс SmartCaptcha" (https://cloud.yandex.ru/services/smartcaptcha; доступ осуществляется по запросу в компанию "Яндекс").

3.1.8. Если для подачи запроса пользователь должен быть зарегистрирован в личном кабинете на сайте или в электронном читальном зале на официальном сайте архивного учреждения или региональном архивном портале, то при регистрации для организации доступа к его личному кабинету пользователь должен подтвердить:

- согласие на обработку персональных данных;

- согласие на соблюдение правил пользования ИС УИКАД.

3.1.9. После подачи запроса по электронной почте, через форму или личный кабинет пользователь должен получать автоматическое уведомление на электронную почту о том, что запрос принят.

3.1.10. Рекомендуется организовать возможность автоматического отслеживания статуса запроса пользователем либо через специальную форму на сайте, либо непосредственно в личном кабинете.