1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее - Инструкция) разработана во исполнение пункта 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, и в соответствии с пунктами 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Положением о Федеральной службе по надзору в сфере транспорта, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 398, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. N 199, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, Регламентом Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, утвержденным приказом Ространснадзора от 29 марта 2019 г. N ВБ-261фс (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 августа 2019 г., регистрационный N 55512).

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее - Служба) документов, совершенствования делопроизводства Службы и повышения его эффективности.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (далее - СЭД), применяемая в Службе, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем Службы.

1.6. Положения настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к их передаче на архивное хранение.

1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Службы осуществляет Правовое управление.

1.8. Функции, задачи, права и ответственность Правового управления регламентируются приказом Ространснадзора от 1 апреля 2021 г. N ВБ-385фс "Об утверждении Положения о Правовом управлении Федеральной службы по надзору в сфере транспорта". Должностные обязанности работников Правового управления и работников, ответственных за организацию работы с документами в структурных подразделениях, устанавливаются должностными регламентами.

1.9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, формирование дел, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений (заместителей руководителя и начальников управлений).

1.10. Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

1.11. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.12. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя Службы или иного уполномоченного им должностного лица. Передача служебной информации или документов Службы представителям средств массовой информации осуществляется ответственным сотрудником.

1.13. На работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:

регистрация исходящих из структурных подразделений документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в структурных подразделениях;

осуществление непрерывного контроля за исполнением документов и обращений граждан в структурных подразделения Ространснадзора;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства структурных подразделений сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников структурных подразделений;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

контроль за возвратом документов, подлежащих возврату в отдел делопроизводства, организации контроля и работы с обращениями граждан Правового управления Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее - Отдел документооборота);

разработка номенклатуры дел структурного подразделения;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение для вновь принятых в структурное подразделение работников инструктажа по вопросам основ делопроизводства.

1.14. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для работников центрального аппарата Ространснадзора.

1.15. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Службы работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Управлением, ответственным за правовое обеспечение, на основании письменного запроса, а документов (копий документов) Управлений - на основании решения руководства Управлений.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов документов сторонним организациям и территориальным органам Ространснадзора допускается только по соответствующему решению Руководителя.

В том числе не подлежат перенаправлению служебные записки центрального аппарата Ространснадзора, их копии и проекты в качестве приложения ответа на запрос без обобщения.

1.16. Переписка между отделами (работниками) внутри одного управления, как правило, не допускается.

1.17. Работники Службы персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

В случае утраты документа работником Службы, немедленно докладывается об этом начальнику Управления и сообщается в Правовое управление. По решению руководителя Службы, заместителя руководителя Службы (начальника Управления) проводится служебное расследование.

При увольнении работника или переводе по Службе передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи дел.

1.18. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж по ведению делопроизводства у сотрудников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

1.19. Изменения, вносимые в настоящую Инструкцию, утверждаются приказом Ространснадзора после согласования с Росархивом.