3.6. Служебные, докладные, объяснительные записки

3.6.1. Докладные, служебные, объяснительные записки (в том числе личные заявления) относятся к внутренним документам и служат для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами. Они используются для документального оформления различных решений, в том числе кадровых, служат основанием для издания актов ППК "Роскадастр" (приказов, распоряжений).

3.6.2. Докладная записка - документ, который адресуется генеральному директору (лицу, исполняющему его обязанности), заместителю генерального директора, советнику генерального директора, начальнику СПЦА ППК "Роскадастр" (лицу, официально его замещающему) с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса либо содержит выводы и предложения с целью информирования о фактах, событиях, сложившихся ситуациях, требующих принятия определенного решения, либо о выполнении распоряжений или завершении каких-либо работ, поручений и планов.

Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (лица, официально его замещающего) недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможных негативных ситуаций, связанных с проведением различных проверок, награждением, поощрением, выделением новых штатных единиц, командированием работников, нарушением требований актов ППК "Роскадастр" и т.д.

При оформлении докладной записки указывается наименование вида документа ("Докладная записка"), которое располагается ниже реквизита "адресат" на два межстрочных интервала.

Текст докладной записки может состоять из двух или трех частей.

В первой части (констатирующей) излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - конкретные выводы, просьбы и предложения. Вторая, аналитическая, часть может отсутствовать.

Докладная записка подписывается:

исполнителем - если она представляется начальнику СПЦА ППК "Роскадастр" или его заместителю;

начальником СПЦА ППК "Роскадастр" (лицом, официально его замещающим) - если представляется заместителю генерального директора, советнику генерального директора;

заместителем генерального директора, советником генерального директора, начальником СПЦА ППК "Роскадастр" (лицом, официально его замещающим), находящимся в прямом подчинении у генерального директора ППК "Роскадастр", - если представляется генеральному директору (лицу, исполняющему его обязанности).

3.6.3. Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между СПЦА ППК "Роскадастр" или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка предназначена для координации действий структурных подразделений и работников внутри центрального аппарата ППК "Роскадастр", оперативного обмена документированной служебной информацией. Служебные записки составляются по инициативе работника, а также в рамках исполнения поручения руководства по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурного подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу, но находится в зависимости от выполнения своих функций смежным структурным подразделением или должностным лицом.

Служебная (докладная) записка визируется исполнителем (исполнителями), его непосредственным руководителем и подписывается:

начальником или заместителем начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (лицом, официально его замещающим) - если представляется в СПЦА ППК "Роскадастр" или курирующему заместителю генерального директора;

заместителем генерального директора, советником генерального директора, начальником или заместителем начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (лицом, официально его замещающим), находящимся в прямом подчинении у генерального директора ППК "Роскадастр", либо начальником отдела корреспонденции Управления делами (лицом, его замещающим) - если представляется советнику генерального директора, заместителю генерального директора, генеральному директору (лицу, исполняющему его обязанности).

Служебные (докладные) записки регистрируются в базе данных СЭД ППК "Роскадастр" "Служебные записки" работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Регистрационный номер служебной (докладной) записки состоит из индекса структурного подразделения ППК "Роскадастр", издавшего документ, порядкового номера в пределах календарного года, букв "СЗ" или "ДЗ", а также двух последних цифр года, например: 05-0067-СЗ/23, 07-0765-ДЗ/23.

Регистрационный номер служебной (докладной) записки за подписью руководства ППК "Роскадастр" присваивается отделом корреспонденции Управления делами и состоит из индекса "01", порядкового номера в пределах календарного года, букв "СЗ" или "ДЗ" и двух последних цифр года, например: 01-0058-ДЗ/23.

Служебные (докладные) записки рассылаются адресатам в электронном виде по СЭД ППК "Роскадастр".

Допускается не размещать в СЭД электронные образы документов в соответствии с требованиями п. 6.2.6.

Служебные (докладные) записки с пометкой "без размещения в СЭД" передаются адресатам в бумажном виде.

3.6.4. Докладная и служебная записки имеют, как правило, реквизиты, изложенные в разделе 3.3 Инструкции, исключая пункты 3.3.2 - 3.3.5, 3.3.9, 3.3.12, 3.3.20.

Образец оформления служебной (докладной) записки приведен в приложении N 13.

3.6.5. В случае если обращение к руководству ППК "Роскадастр" связано с решением личных вопросов работника, заявление составляется рукописным способом.

3.6.6. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.), поясняющий какое-либо действие, факт, поступок, происшествие, сложившуюся ситуацию, поступок или поведение отдельных работников.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.

По структуре, построению и оформлению реквизитов объяснительная записка аналогична докладной записке.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия; текст должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения.

Объяснительная записка подписывается ее составителем с указанием должности и даты подписания.

3.6.7. Объяснительные записки, докладные записки и личные заявления работников, адресованные непосредственному начальнику структурного подразделения (лицу, официально его замещающему), по внутренним вопросам, входящим в компетенцию соответствующего структурного подразделения, не регистрируются и рассматриваются начальником структурного подразделения в оперативном порядке.

3.6.8. Срок исполнения служебной записки не должен превышать десяти рабочих дней с момента поступления документа в канцелярию исполнителя в СЭД ППК "Роскадастр", если иной срок не предоставлен такой служебной запиской. Допускается исполнение служебной записки посредством размещения отчета об исполнении резолюции/поручения в СЭД ППК "Роскадастр".

Срок исполнения служебной записки о проведении проверочных мероприятий в отношении работника (гражданина) при рассмотрении вопроса о его переводе (приеме на работу) не должен превышать 30 рабочих дней с момента поступления документа в канцелярию исполнителя в СЭД.

3.6.9. Служебные (докладные) записки, за исключением указанных в п. 6.2.6, подписываются при помощи ЭП.