7.5. Использование документов архива центрального аппарата ППК "Роскадастр"

7.5.1. Основными формами использования документов архива центрального аппарата ППК "Роскадастр" являются:

информационное обеспечение работников ППК "Роскадастр";

выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей;

изъятие дел по запросам компетентных органов.

7.5.2. Выдача дел, хранящихся в архиве центрального аппарата ППК "Роскадастр", СПЦА производится с разрешения начальника (лица, официально его замещающего) Управления делами на основании направленной в адрес Управления делами служебной записки с приложением заявки СПЦА, содержащей обоснование необходимости выдачи дела. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 31), помещаемая на место выданного дела. В ней указываются СПЦА, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписи в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам СПЦА на срок не более 30 календарных дней и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) по актам приема-передачи.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в СПЦА, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел под расписку в карте-заместителе, а на их место вкладывается карта-заместитель с указанием когда, кому и на какой срок выдан документ.

7.5.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) с оставлением в деле заверенной копии документа, заявки на выдачу архивных документов (и/или копий документов) (приложение N 23) и акта о причинах выдачи подлинника (при выдаче в сторонние организации).

Архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" ведет учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, копий документов, хранящихся в архиве центрального аппарата ППК "Роскадастр".

7.5.4. Ответы на запросы пользователей оформляются в форме архивных копий документов, заверенных в установленном порядке.

7.5.5. С изымаемых документов в архиве центрального аппарата ППК "Роскадастр" изготовляются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренних описях дел, в листах-заверителях дел, в описях дел.

7.5.6. Изъятие и возвращение документов оформляются актами об изъятии из дел (возвращении) указанных документов. Акты и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возвращение) архивных документов, включаются в дело фонда.

7.5.7. Копирование документов архива центрального аппарата ППК "Роскадастр" по заявкам пользователей производится с разрешения начальника (лица, официально его замещающего) Управления делами.

Копии документов выдаются пользователю под подпись.

7.5.8. Работа пользователей с документами производится непосредственно в помещении архива. Разрешение на работу в помещении архива центрального аппарата ППК "Роскадастр" дает начальник (лицо, официально его замещающее) Управления делами.

7.5.9. Работники ППК "Роскадастр" обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или копий работникам других СПЦА или организаций.