6.3.3. Установление и указание автора/адресата документа

Автор документа - физическое или должностное лицо, составившее или подписавшее документ, а также орган власти, организация, учреждение или его (ее) подразделение, от имени которого документ был составлен. Авторами документа может быть группа лиц или органов власти, организаций, учреждений.

Адресат - физическое или должностное лицо, а также орган власти, организация, учреждение или его (ее) подразделение, которому направлен (адресован) документ <94>. Адресат определяется по обращению. Отсутствующие в документе сведения о должности, фамилии, инициалах автора, адресата могут устанавливаться по справочным изданиям (адрес-календарям, памятным книгам, спискам чиновников различных ведомств) и другим документам.

--------------------------------

<94> Документ мог быть направлен нескольким адресатам одновременно.

При указании автора/адресата - физического лица приводятся его фамилия, имя, отчество (или инициалы), прозвище (прозвание <95>), в ряде случаев - также титул, при указании автора/адресата - должностного лица приводятся также его должность, чин, звание.

--------------------------------

<95> Употреблялось до середины XIX в.

Например:

Донесение посла России в США Ю.П. Бахметева товарищу министра иностранных дел А.А. Нератову.

Отношение министра иностранных дел С.Д. Сазонова военному министру В.А. Сухомлинову.

Письмо председателя Русского Народного Союза имени Михаила Архангела В.М. Пуришкевича в редакцию "Петербургской газеты".

Для документов XI - XVII вв. может приводиться и форма именования, использованная в документе, и принятая в современной научной литературе форма, позволяющая более точно указать (идентифицировать) автора документа. Приводятся сведения о социальном статусе и занятии лица.

Например:

Отписка Куземки Борисова (Кузьмы Борисовича Белина Большого), "человека, который за делами ходит" у боярина Я.К. Черкасского, строителя церкви Ильи на Опилках, к настоятелю той же церкви.

Для приказной документации XVI - XVII вв. целесообразно вынесение в заголовок персонифицированного автора/адресата и название возглавляемого им учреждения.

Например:

Указная грамота из приказа Большого дворца (от имени царя Михаила Федоровича) в Нижегородскую приказную избу (на имя воеводы... и дьяка...) о...

Применимо также использование заголовков без персонификации, но с приложением в конце публикации списка лиц (например, воевод и дьяков), упомянутых в качестве адресатов, с датами соответствующих документов.

При публикации документов одних и тех же лиц указание должности или общественного положения, если они не изменялись, могут опускаться за исключением публикации первого из таких документов (при первом упоминании лица). Указания должности или общественного положения лица также могут быть исключены из заголовка при указании этих сведений в предисловии или именном указателе.

При указании автора/адресата, в качестве которого выступает орган власти или организация, следует учитывать возможность деятельности органа власти (организации) в соответствии с принципом единоначалия и (или) коллегиальности.

В заголовке документа, созданного в соответствии с принципом единоначалия (указ, указание, приказ, распоряжение и т.п.), приводится обозначение должностного лица и официальное (полное или сокращенное) наименование органа государственной власти или организации, при необходимости с указанием его подчиненности (подведомственности).

Например:

15 декабря 1989 г. - Письмо министра промышленности строительных материалов С.Ф. Военушкина в Строительный отдел ЦК КПСС о развитии производства товаров народного потребления на предприятиях отрасли.

Письмо директора Московского государственного историко-архивного института А.С. Рословой в Министерство высшего и среднего специального образования СССР об участии ВУЗа в научных мероприятиях в 1960 - 1961 учебном году.

Допускается исключение указания должностного лица при указании автора/адресата документа, в случаях, когда документ составлен не от первого лица.

Например:

10 мая 2016 г. - Письмо Департамента здравоохранения г. Москвы в автономную некоммерческую организацию "Инновации в здравоохранении" с предложением об изучении опыта работы организации.

Письмо ЦК Коммунистической партии Молдавии и Совета Министров Молдавской ССР в ЦК КПСС и Совет Министров СССР о необходимых мероприятиях для обеспечения переселения с хуторов в колхозные поселки.

1 февраля 1960 г.

В заголовке к документу коллегиального органа (постановление, решение, протокол, акт, заключение и т.п.) приводится официальное название коллегиального органа.

Например:

[8 июля 1924 г.] - Решение V конгресса Коминтерна "Национальные вопросы Средней Европы и Балкан".

19 ноября 1929 г. - Постановление бюро ячейки ВЛКСМ при акционерном обществе "Кредит-Бюро" по докладу о работе библиотеки общества в 1929 г.

Протокол N 127 заседания Президиума ЦК КПСС.

20 июня 1955 г.

Акт комиссии НКВД и НКЗдрав РСФСР по обследованию пунктов расселения кулацких элементов и их семейств в г. Вологде и в селе Прилуках.

19 марта 1930 г.

Заключение экспертной комиссии диссертационного совета Д.212.198.03. Московского государственного историко-архивного института о соответствии диссертации И.И. Иванова научной специальности "Документалистика, документоведение, архивоведение".

15 января 1989 г.

В случаях повторения полное официальное наименование может указываться только при первом упоминании с приведением в текстуальных примечаниях сокращенного названия, употребляемого в дальнейшем. Применяемые в заголовках официально установленные или общепринятые сокращенные наименования раскрываются в списке сокращений.

В заголовке к документу коллективного авторства (постановление, решение, обращение, петиция, акт, заключение и т.п.) в качестве автора указываются органы власти, организации, от которых исходит документ.

Например:

1 июля 1920 г. - Обращение ВЦИК, СНК и Реввоенсовета РСФСР "На помощь раненым и больным красноармейцам!".

Совместное постановление исполкома Красноярского крайсовета депутатов трудящихся и бюро Красноярского крайкома ВКП(б) о строительстве аэродромов и взлетно-посадочных полос ВВС Сибирского военного округа.

8 декабря 1948 г.

В заголовках таких документов, как обращения, прошения граждан, в качестве автора указывается группа лиц.

Например:

[25 июля 1919 г.] - Прошение осужденных солдат на имя Верховного правителя адмирала А.В. Колчака о пересмотре решения военно-полевого суда и замене смертной казни другим наказанием.

Коллективное письмо крымских татар первому секретарю ЦК КПСС и председателю Совета Министров СССР Н.С. Хрущеву с просьбой решить вопрос о возвращении их в Крым.

18 августа 1958 г.

Если документ адресован одновременно нескольким лицам, адресаты в заголовке перечисляются или указываются в обобщенной форме во множественном числе.

Например:

10 июля 1787 г. - Инструкция командующего севастопольской эскадрой контрадмирала М.И. Войновича бригадирам П. Алексиано и Ф.Ф. Ушакову о действиях эскадр во время плавания.

Обращение Н.П. Тихменева к правым организациям в связи с подготовкой совещания представителей правых организаций в Нижнем Новгороде.

[Октябрь 1915 г.]

Циркуляр Министерства финансов Временного Сибирского правительства отделениям Государственного банка о закрытии текущих счетов продовольственных организаций.

20 августа 1918 г.

Если документ, адресованный одному учреждению (лицу), направлен для сведения ряду других учреждений (лиц), в заголовке, как правило, указывается основной адресат, при этом другие адресаты, которым документ отправлен для сведения, приводятся в текстуальных примечаниях.

Например:

Письмо Председателя СНК РСФСР В.И. Ленина Наркому просвещения РСФСР А.В. Луначарскому о необходимости принятия мер для пропаганды торфодобычи. <*>

9 сентября 1922 г.

--------------------------------

<*> Под основным адресатом указано "Копия Главторфу".

Определение авторов/адресатов документов требует изучения:

1) принадлежности документа к внутренним, входящим или исходящим документам учреждения, организации;

2) реквизитов документа.

Автор внутреннего документа (постановление, приказ, распоряжение, протокол, отчет, план, докладная записка и др.) определяется:

- по названию учреждения, которое указано в заголовке документа, а также, может встречаться в тексте документа;

- подписям должностных лиц;

- печатям, заверяющим подписи.

Автор письма определяется:

- по названию органа власти, организации, указанному в бланке (при наличии) отправителя.

Следует учитывать, что бланк документа появляется со второй половины XIX в. В 1920 - 1930-е гг. при отсутствии типографских бланков последний мог воспроизводиться штампом или быть рукописным;

- подписи (рукоприкладству) после текста документа.

Для документов XVIII в. автор документа указывается отдельной строчкой перед текстом документа в переписке;

- номеру исходящей регистрации, указанному в бланке документа, или штампу (штампам) исходящей регистрации (при отсутствии бланка);

- содержанию документа.

Адресат письма определяется:

- по названию учреждения-получателя.

Для документов XVIII в. адресат документа указывается отдельной строчкой перед текстом документа. Например, "Тульского губернского магистрата во 2-й департамент".

Для документов XIX - XX вв. и современных документов традиционного делопроизводства адресат указывается перед текстом документа в правом верхнем углу. Для документов XIX в. адресат может указываться внизу слева от текста документа;

- штампу (штампам) входящей регистрации.

- резолюциям, пометам, которые проставляются на входящем документе должностными лицами;

- содержанию документа.

При определении автора/адресата письма следует также учитывать, является документ входящим или исходящим экземпляром, подлинником или копией.

Автор и адресат документа XI - XVII вв. устанавливаются по его содержанию, так как большинство реквизитов, как правило, включалось в общий текст документа.