2.2.4. Учет выявленных документов

Сведения о выявленных документах рекомендуется включать в базу данных, таблицу, перечень. Описание (аннотация) каждого выявленного документа в наиболее полном виде может содержать следующие сведения:

- вопрос (глава, раздел) документальной публикации, к которому относится данный документ;

- дата и место составления документа;

- разновидность;

- автор, адресат (при наличии);

- содержание, дата и место упоминаемого в документах события; при необходимости дается более подробная характеристика содержания документа;

- делопроизводственный номер документа (при наличии);

- архивный шифр;

- сведения о подлинности (копийности);

- язык документа;

- способ воспроизведения;

- обоснование даты документа, авторства или адресата, если указание на них отсутствовало в документе;

- сведения о связях документа с другими документами;

- отметки о характере предполагаемого использования документа в публикации (о включении в основную часть документальной публикации, о полной или частичной публикации, об использовании в комментарии, хронике, в таблице, перечне и т.д.);

- при работе коллектива исполнителей: фамилия исполнителя, внесшего информацию в базу данных, дата внесения.