1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

112.

Перечни документов с указанием сроков хранения

Пост.

ДЗН

ДЗН

113.

Типовые и примерные номенклатуры дел

Пост.

ДЗН

ДЗН

114.

Номенклатуры дел организации

Пост. (1)

Пост. (1)

ДЛО (1)

(1) Структурных подразделений - 3 года

115.

Табели и альбомы образцов форм документов

ДЗН

ДЗН

ДЗН

116.

Напоминания исполнителям о приближении контрольных сроков исполнения документов и поручений

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

(1) После снятия с контроля

117.

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения, об исполнении документов, поставленных на контроль

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

(1) После снятия с контроля

118.

Переписка о нарушении правил пересылки документов

1 год

1 год

1 год

119.

Акты об уничтожении бланков строгой отчетности (номерных бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации)

3 года

3 года

3 года

120.

Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов

ДЛО

ДЛО

ДЛО

121.

Акты об уничтожении печатей и штампов

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - До ликвидации организации

122.

Документы (заявки, отчеты, переписка) об изготовлении, использовании, уничтожении бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - До ликвидации организации

123.

Документы (справки, акты, протоколы) о совершенствовании документационного обеспечения управления

5 лет

5 лет

5 лет

124.

Справки (сводки, отчеты) о документообороте (количестве входящих, исходящих и внутренних документов)

1 год

1 год

1 год

125.

Акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Пост. (1) (2)

Пост. (1) (2)

ДЛО (2)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

(2) Акты об утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения

126.

Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты о приеме-передаче документов при смене заведующего архивом)

Пост. (1) (2)

Пост. (1) (2)

ДЛО (1) (2)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

(2) Акты об утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения

127.

Книга учета поступления и выбытия дел и документов из архива

Пост. (1)

Пост. (1)

ДЛО (1)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

128.

Паспорт архива

Пост. (1)

Пост. (1)

ДЛО (1)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

129.

Годовые разделы описей дел (1):

(1) Структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей

(2) Неутвержденные, несогласованные - До минования надобности

(3) После уничтожения дел

а) постоянного хранения;

Пост. (2)

Пост. (2)

ДЛО (2)

б) по личному составу;

50/75 лет (2)

50/75 лет (2)

50/75 лет (2)

в) временного (свыше 10 лет) хранения

3 года (3)

3 года (3)

3 года (3)

130.

Топографические указатели

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

(1) После замены новыми

131.

Документы (заявки, заказы) учета выдачи документов и дел во временное пользование

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет

132.

Акты (постановления, протоколы, решения судов) о выемке документов из архива

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После возвращения документов. При невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда - Постоянно

133.

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела

5 лет

5 лет

5 лет

134.

Документы (журналы, книги, реестры, базы данных) регистрации и учета:

(1) О дисциплинарных взысканиях - 3 года, о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, командировании - 5 лет

(2) После уничтожения бланков. При условии проведения проверки (ревизии)

(3) После возвращения всех дел

а) распорядительных документов по основной деятельности;

Пост.

Пост.

ДЛО

б) распорядительных документов по административным вопросам;

5 лет

5 лет

5 лет

в) распорядительных документов по личному составу;

50/75 лет ЭПК (1)

50/75 лет ЭПК (1)

50/75 лет ЭК (1)

г) распорядительных документов о проведении служебных проверок;

5 лет

5 лет

5 лет

д) входящих и исходящих документов;

5 лет

5 лет

5 лет

е) обращений граждан, ответов на обращения граждан, личного приема граждан;

5 лет

5 лет

5 лет

ж) выдачи бланков строгой отчетности (номерных бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации);

3 года (2)

3 года (2)

3 года (2)

и) выдачи документов и дел во временное пользование;

3 года (3)

3 года (3)

3 года (3)

к) выдачи доверенностей;

5 лет

5 лет

5 лет

л) передачи гербовой печати;

5 лет

5 лет

5 лет

м) контроля исполнения документов;

3 года

3 года

3 года

н) рассылки документов;

3 года

3 года

3 года

п) копировально-множительных работ;

3 года

3 года

3 года

р) соглашений и договоров об информационном взаимодействии;

5 лет

5 лет

5 лет

с) копировально-множительных работ

3 года

3 года

3 года

135.

Реестры, почтовые реестры, квитанции и уведомления, листы рассылки документов

1 год

1 год

1 год

136.

Книга (журнал) регистрации показаний приборов температуры и влажности в архивохранилищах

1 год

1 год

1 год

137.

Календарные (годовые) планы работы архива и экспертной комиссии

5 лет ЭПК (1)

5 лет ЭПК (1)

5 лет ЭК (1)

(1) При отсутствии годовых планов организации - Постоянно