6.8. Регистрация и прохождение внутренних документов

6.8.1. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах Росимущества. Внутренние документы оперативного характера, в том числе докладные и служебные записки, оформляются на чистом листе бумаги формата A4.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения (использования) - поступающих документов.

6.8.2. Порядок подготовки, оформления и согласования проектов распорядительных документов, протоколов определяется положениями раздела IV настоящей Инструкции. Подписанные распорядительные документы регистрируются в Службе делопроизводства и рассылаются в подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы, в электронном виде в АС ДОУ, за исключением документов с грифом "Для служебного пользования", которые передаются под расписку в журнале учета передачи документов "ДСП".

Протоколы, приказы, распоряжения, содержащие поручения отдельным лицам или подразделениям, могут быть переданы адресатам в виде копий и выписок из них.

6.8.3. Согласование (визирование) и подписание внутренних документов Росимущества может осуществляться как на бумажном носителе (документы, содержащие персональные данные и информацию ограниченного распространения), так и в электронном виде в АС ДОУ.

6.8.4. После подписания электронной подписью в АС ДОУ служебной записки, докладной записки или иного внутреннего документа оперативного характера начальником структурного подразделения Росимущества регистрационный номер документу присваивается автоматически. Далее указанные документы в автоматическом режиме в соответствии с рассылкой, указанной исполнителем, направляются адресатам в структурные подразделения для исполнения или помещаются в соответствующие дела.

6.8.5. Регистрация внутренних документов, подписанных руководителями структурных подразделений Росимущества, осуществляется с использованием кода структурного подразделения-исполнителя и порядкового регистрационного номера документа.

Например:

05/255сл, где:

05 - код структурного подразделения Росимущества;

255 - порядковый номер внутреннего документа;

сл - обозначение вида документа (служебная или докладная записка).

Если вид документа - протокол совещания в структурном подразделении, то регистрационный номер формируется следующим образом:

03/285, где:

03 - код структурного подразделения Росимущества;

285 - порядковый номер внутреннего документа.

6.8.6. После подписания внутреннего документа заместителем руководителя Росимущества электронной подписью в АС ДОУ регистрационный номер также присваивается автоматически с использованием начальных букв имени и фамилии (при совпадении инициалов с другим должностным лицом может быть использован обратный порядок - с использованием начальных букв фамилии и имени) должностного лица, подписавшего документ, кода структурного подразделения-исполнителя и порядкового номера документа в общем массиве данной группы документов (докладные и служебные записки).

Например:

ИП-04/255сл, где:

"ИП" - начальные буквы имени и фамилии заместителя руководителя Росимущества (Илья Попов);

04 - код структурного подразделения Росимущества;

255 - порядковый номер внутреннего документа;

сл - обозначение вида документа (служебная или докладная записка).

6.8.7. После подписания протокола руководителем Росимущества или его заместителями документ направляется в АС ДОУ в Службу делопроизводства и регистрируется порядковым номером в АС ДОУ.

6.8.8. Внутренний документ, оформленный на бумажном носителе, направляется адресату через ячейку в отделе входящей корреспонденции.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются под роспись в журнале учета передачи документов "ДСП".

6.8.9. Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации в АС ДОУ. В его ЭРК делаются отметки о принятии в работу, об указаниях по исполнению (резолюциях), об исполнении и так далее.

При необходимости по полученным внутренним документам готовится ответ, который также подлежит аналогичной регистрации в АС ДОУ с указанием связи регистрационных карточек.