16. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом (прилагаемых) к основному документу.

Приложения к документу могут быть:

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приказом или распоряжением);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

Приложения, не являющиеся самостоятельными документами, оформляются на стандартных листах и должны иметь необходимые реквизиты (вид документа, заголовок, визы, самостоятельную нумерацию страниц и т.п.).

В сопроводительных письмах, служебных записках, иных информационно-справочных документах отметка о приложении включает в себя сведения о количестве листов одного экземпляра приложения и количестве прилагаемых экземпляров, печатается от границы левого поля, всегда в единственном числе, отделяется от текста 1 - 2 межстрочными интервалами.

Если приложение названо в тексте, оно оформляется следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

При отсутствии наименования приложения в тексте документа оно указывается в реквизите "Приложение"; при наличии нескольких приложений они нумеруются (указываются названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения). Названия приложений отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Если название приложения занимает несколько строк, оно печатается через один интервал.

Например:

Если документ имеет большое количество приложений, то на них составляется отдельная опись, а в отметке о приложении указывается:

Приложение: согласно описи на 3 л., всего на 124 л.

Итоговая цифра ("всего ...") включает в себя в том числе и количество листов описи. Если в прилагаемой описи указано количество листов каждого документа, в ней перечисленного, а также общий объем направляемых сопроводительным письмом документов, итоговая цифра может не указываться.

В случае если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ФКУ "Наименование" от 05.06.2018 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

Если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только одному из них, отметка о приложении имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. во второй адрес.

или

Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес.

В случае если приложения сброшюрованы или прошиты, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: брошюра в 2 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронный архив" в 2 экз.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в байтах. Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf или иной).

При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых посредством системы электронного документооборота, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом:

Приложение: Аналитическая справка о ... на 20 л., Spravka_195.pdf, 55 Kb.

или

Приложение: Сведения о количестве акций, Svedeniya_2020.xlsx, 107 Kb.

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в формате zip).

Например:

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение N 2) или (приложение 2), если приложение одно, то при упоминании документа-приложения указывается: "согласно приложению" или "... утвердить прилагаемый(ую) ...";

на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу ставится отметка о приложении, в которой указывается номер приложения (если их несколько) со ссылкой на распорядительный документ.

Например:

Если приложений несколько, они нумеруются: перед номером приложения допускается ставить знак номера.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем документа.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Например: