15. Текст документа

15.1. Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, по возможности кратко, содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решения или исполнения документа, и не должен допускать различных толкований.

15.2. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных правовых актов, указываются их реквизиты:

наименование вида документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование вида документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления (должности лица), утвердившего документ, дата утверждения документа.

Например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 432 "О Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом" ..."

или

"На основании Регламента Федерального агентства по управлению государственным имуществом, утвержденного приказом Росимущества от 11 августа 2010 г. N 219, ...".

При ссылке на межправительственные соглашения, протоколы, контракты и другие совместные документы следует указывать стороны, их подписавшие.

Порядок расположения реквизитов документов, упоминаемых в текстах писем и других документах Росимущества (в том числе дата и номер документа), аналогичен порядку их указания для нормативных правовых актов.

15.3. В тексте документа не допускается употребление:

просторечной и экспрессивной лексики;

иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

15.4. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, некоторые сопроводительные письма и т.д.) рекомендуется использовать трафаретные части текста.

15.5. Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, грамматически связного текста или в виде соединения этих структур.

15.6. Построение связного текста зависит от вида документа.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с другими, ранее изданными документами по данному вопросу.

Во второй (заключительной) части текста излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать одну заключительную часть (например: приказ - только распорядительную часть, письмо - просьбу без пояснения, справки и служебные записки - оценку фактов, выводы).

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, за исключением нормативных правовых актов, в которых разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты - арабскими.

Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки, которые пишутся с прописной буквы. Заголовки разделов допускается писать прописными буквами, а также выделять полужирным шрифтом.

Текст документа излагается:

в документах коллегиальных органов (постановлениях, решениях) - от третьего лица единственного числа ("... постановляет: ...", "... решил: ...", "... рекомендует ...");

в приказах - от первого лица единственного числа ("... приказываю: ...");

в документах (постановлениях, приказах), изданных совместно двумя или более государственными органами, органами местного самоуправления, организациями - от первого лица множественного числа ("... приказываем: ...", "... решили: ...) или от третьего лица множественного числа ("постановляют: ...";

в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ");

в служебных письмах, оформленных на бланках организации, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("Росимущество не возражает ...", "... Управление не располагает ...");

в служебных письмах, оформленных на бланках должностных лиц, - от первого лица единственного числа ("прошу ...", "предлагаю ...") или от третьего лица единственного числа ("Росимущество считает возможным ...", "... Агентство готово рассмотреть ...");

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция, регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции ...", "комиссия провела проверку ...");

в докладных и служебных записках - от третьего лица единственного числа ("Управление считает целесообразным ...", от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от первого лица единственного числа ("прошу ...", "докладываю ...");

в заявлениях, объяснительных записках - от первого лица единственного числа ("прошу ...", "считаю необходимым ...").

Слова "постановляет", "приказываю" печатаются вразрядку (3 пт) и могут выделяться полужирным шрифтом.

При подготовке текстов документов следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В нормативных документах, документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, дата оформляется словесно-цифровым способом, при этом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами.

На протяжении всего текста следует придерживаться одного способа оформления даты. Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку. Если предложение после даты, оформленной цифровым способом, не заканчивается, точка после указания года не ставится.

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться положениями о них. Не допускается употребление таких наименований как Минфин Российской Федерации или Министерство финансов России вместо Минфин России.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны получателю документа, они расшифровываются при первом употреблении. Если таких лексических единиц более четырех, рекомендуется составить раздел "Термины и определения" или "Перечень сокращений".

15.7. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

15.8. В тексте анкеты может содержаться как словесная, так и цифровая информация. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта выражаются существительными в именительном падеже (например: "фамилия", "имя", "отчество") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.), или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное (например: "структурное подразделение", "последнее место работы", "причина отсутствия").

Вопросы анкеты и ответы на них грамматически согласовываются.

15.9. Для наглядности и удобства сравнения цифровых показателей, характеристик объектов по ряду признаков в документах могут использоваться таблицы. Табличная форма используется в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечни и др.

При необходимости использования таблиц в документах распорядительного характера, они оформляются в виде приложений к ним.

Название таблицы, точно и кратко отражающее ее содержание, помещается над таблицей посередине.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов - заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе.

Например:

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки - со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

15.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.