9.9. Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения

9.9.1. Отбор документов за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению производится по результатам экспертизы ценности документов после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

9.9.2. На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

9.9.3. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению (приложение N 60), если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2015 году дела с пятилетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2021 г.

Дела с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

Заголовки дел, включаемых в акт, должны полно и точно отражать содержание документов. Дела с однородными документами вносятся в акт под одним заголовком, а затем указываются индексы дел по номенклатуре, количество дел за каждый год отдельно и общее количество дел.

При уничтожении части документов из дела в заголовке пишется содержание документов, затем указывается индекс дела, из которого они изъяты, и общее количество листов.

9.9.4. Акт о выделении дел к уничтожению составляется в двух экземплярах делопроизводителем подразделения при участии ведущих работников данного подразделения и методической помощи отдела архива, подписывается начальником подразделения, согласовывается начальником или заместителем начальника Службы делопроизводства, координирующим работу отдела архива, и передается для рассмотрения на заседании ЦЭК Росимущества.

9.9.5. Акты о выделении документов к уничтожению имеют валовую нумерацию в пределах календарного года, которая присваивается отделом архива.

9.9.6. Акт о выделении документов к уничтожению может составляться отделом архива на основе предложений структурных подразделений на дела всего Росимущества, с указанием названия каждого структурного подразделения перед группой заголовков дел этого подразделения.

Однородные дела за разные годы включаются в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Предложения структурного подразделения в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписываются руководителем структурного подразделения и согласовываются заместителем начальника Службы делопроизводства, координирующим работу отдела архива, или начальником отдела архива.

При составлении акта на документы нескольких структурных подразделений он визируется начальниками подразделений, чьи документы включены в акт.

9.9.7. Согласованные ЦЭК Росимущества акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем Росимущества или его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей) только после утверждения ЭПК ГА РФ сводных описей дел постоянного срока хранения. После этого дела, включенные в данные акты, могут быть уничтожены в установленном порядке.

9.9.8. Дела, включенные в акты на уничтожение, увязываются в связки и передаются на переработку (утилизацию).

Уничтожение документов без оформления соответствующих актов не допускается.

Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

В номенклатуре дел Росимущества проставляются отметки об уничтожении документов "Уничтожено. Акт от... N...", заверяемые подписью работника отдела архива.

9.9.9. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего они уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

9.9.10. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

Согласовано

Руководитель

Федерального архивного агентства

А.Н.АРГИЗОВ

8 октября 2020 год