4.12. Особенности подготовки электронных документов

4.12.1. Электронные документы могут создаваться с использованием электронных шаблонов, идентичных бланкам документов на бумажном носителе (п. 2.3 настоящей Инструкции).

4.12.2. При подготовке, согласовании и доработке электронных документов могут использоваться текстовые и табличные редакторы, поддерживающие функции создания примечаний к документу и отслеживания изменений в нем.

При передаче документа на подписание (утверждение) все примечания и записи об изменениях из электронного документа удаляются.

При передаче электронного документа на подпись и его регистрации необходимо использовать формат электронных документов PDF.

4.12.3. Для организации процесса визирования электронного документа в АС ДОУ предусмотрено создание маршрута согласования документа, в ЭРК документа предусмотрены поля, содержащие сведения о лицах, визирующих документ, дате визы, результате рассмотрения (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано), а также поле для внесения замечаний по электронному документу.

4.12.4. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Условия признания таких электронных документов равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, устанавливаются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

4.12.5. При подписании и регистрации исходящего электронного документа в электронный шаблон вносятся данные реквизитов электронного документа, выступающих в качестве графических элементов (дата и регистрационный номер документа, отметка об электронной подписи).

4.12.6. Зарегистрированный электронный документ, подлежащий отправке по системе электронного документооборота Росимущества, системе МЭДО или электронной почте, должен соответствовать требованиям по оформлению документов на бумажном носителе:

внедренные графические элементы регистрационных данных и отметок об электронной подписи должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа, указанных в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016;

графические элементы должны быть видимыми и читаемыми при отображении (воспроизведении) электронного документа;

графические элементы не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

изображение графических элементов не должно перекрывать элементы текста и другие реквизиты документа.