6.3. Регистрация входящих (поступающих) документов

6.3.1. Документы, поступившие в Росимущество, регистрируются отделом входящей корреспонденции в день поступления либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Документы, поступившие в Росимущество с отметкой "Срочно", "Весьма срочно", "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно.

Обращения граждан регистрируются в течение трех дней с момента поступления в Росимущество в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Служебная корреспонденция, полученная работниками Росимущества на совещаниях в федеральных органах исполнительной власти, собраниях акционеров или иных судебных заседаниях, поступившая в структурные подразделения по факсу либо иным способом доставки, подлежит обязательной передаче в течение суток на регистрацию в отдел входящей корреспонденции. При этом на обороте первого листа документа делается отметка с проставлением даты, подписи и фамилии работника, получившего документ.

Например:

Документ получен на руки 11.09.2019.

При отсутствии входящего регистрационного номера на документе, послужившем основанием для подготовки структурным подразделением исходящего письма, исходящий документ к регистрации и отправке по официальным каналам связи Росимущества не принимается.

6.3.2. Корреспонденция на иностранном языке, поступившая в Росимущество, до регистрации, передается отделом входящей корреспонденции в соответствующее структурное подразделение для подготовки неофициального перевода. Неофициальный перевод на русский язык осуществляется в кратком изложении сути вопроса, оформляется на листе формата A4 с указанием корреспондента и содержания.

Срок осуществления неофициального перевода корреспонденции на иностранном языке составляет один день.

Затем корреспонденция на иностранном языке вместе с неофициальным переводом возвращается на регистрацию в отдел входящей корреспонденции.

6.3.3. Корреспонденция, адресованная территориальным органам Росимущества, передается без регистрации по принадлежности через экспедицию по реестрам.

6.3.4. Электронные носители информации, поступившие в Росимущество без сопроводительного письма на бумажном носителе, регистрации не подлежат.

6.3.5. При регистрации входящего документа производятся: создание ЭРК документа в АС ДОУ с автоматическим присвоением регистрационного номера, внесение сведений о документе в ЭРК (заполнение реквизитов).

При наличии в документе информации о ранее данных поручениях, ранее направленных документах об ответах на письма и запросы Росимущества устанавливается связь с ЭРК соответствующих документов.

6.3.6. При регистрации в ЭРК входящего документа заполняются следующие сведения о документе:

наименование корреспондента - указывается орган, организация, откуда поступил документ, для обращения граждан - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина либо указывается "коллективное обращение";

наименование вида документа;

дата документа - проставляется дата присвоения исходящего номера документа;

регистрационный номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему адресантом;

подпись - указывается фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

адресат - указываются фамилия и инициалы должностного лица, на чье имя поступил документ;

дата поступления документа;

входящий регистрационный номер;

заголовок к тексту - включает в себя краткое содержание документа;

гриф - доступ к документу и ограничения доступа к нему;

вид доставки - указывается при необходимости;

количество листов - указывается количество листов (страниц) основного документа и при наличии приложения через знак "плюс" - количество листов приложения, брошюр, дискет, компакт-дисков и т.п.;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

При необходимости дополнительные сведения вносятся в поле "Комментарий".

Информация о связях регистрируемого документа с другими документами, ранее зарегистрированными в АС ДОУ, вносится в ЭРК во вкладке "Связи" при наличии номера и даты документа, ссылка на которые имеется во входящем документе.

В ходе рассмотрения документа руководством Росимущества, структурного подразделения Росимущества заполняются соответствующие поля ЭРК документа резолюция).

6.3.7. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются (за исключением документов, указанных в п. 6.3.9 настоящей Инструкции), электронная копия документа включается в систему электронного документооборота Росимущества и присоединяется к ЭРК документа в АС ДОУ.

В целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в АС ДОУ используется штриховое кодирование.

6.3.8. На лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части проставляется регистрационный самоклеящийся штрих-код на термочувствительной бумаге, содержащий сокращенное наименование Агентства, дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается АС ДОУ.

Регистрационный номер входящего документа соответствует порядковому номеру в общем массиве входящей документации.

При регистрации входящих документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу, к входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП", например: 12376-дсп.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер документа в массиве обращений дополняется литерой "ж", например: 300-ж.

Обращения, поступившие от этих лиц повторно, регистрируются в соответствии с порядковыми регистрационными номерами в массиве обращений на день их поступления в Росимущество.

Для учета входящей корреспонденции и обращений граждан по вопросам, касающимся предоставления государственных услуг, к соответствующему регистрационному номеру добавляется буквенный индекс "ГУ".

Например: 23417-ГУ или 136-ж-ГУ.

6.3.9. Не создаются и не прикрепляются к ЭРК АС ДОУ электронные копии документов:

абзац исключен. - Приказ Росимущества от 17.02.2023 N 32;

содержащих кадровую информацию и персональные данные <6>;

--------------------------------

<6> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

первичных учетных документов бухгалтерского учета в бюджетной сфере, указанных в графике документооборота к Учетной политике Агентства;

нотариально заверенных, а также сшитых документов, заверенных подписью и печатью организации (свыше 15 листов);

объемных сшитых приложений к документам (брошюры, книги, и т.д.) свыше 50 листов;

оформленных на листах иного, кроме A4, A3 формата на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м или более 120 г/м)

Соответствующая информация вносится в ЭРК АС ДОУ в поле "Приложение".