6.7. Отправка исходящих документов

6.7.1. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня. Документы через два и более дня после даты регистрации к отправке не принимаются.

6.7.2. Отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией, подписанные руководителем Росимущества, его заместителями или иным уполномоченным им лицом, включенные и зарегистрированные в АС ДОУ.

6.7.3. Отправляемые Росимуществом документы передаются почтовой связью, федеральной фельдъегерской связью, с помощью электронных каналов связи или нарочно с учетом требований порядка передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям, утвержденного приказом Росимущества от 29 июля 2022 г. N 169 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Росимущества, территориальных органах Росимущества, подведомственных Росимуществу предприятиях и учреждениях".

6.7.4. Отправка исходящих документов после регистрации почтовой связью, федеральной фельдъегерской связью, с помощью электронных каналов связи (МЭДО, АС ДОУ, телеграммы, электронные сообщения) осуществляется централизованно участком отправки исходящей корреспонденции Службы делопроизводства (далее - участок отправки исходящей корреспонденции). Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

6.7.5. Документы, подлежащие отправке, передаются в отдел исходящей корреспонденции полностью оформленные, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки, составленным, случае отправки почтовой связью, в соответствии с требованиями АО "Почта России".

При наличии указателя рассылки писем в несколько адресов исполнителем передается необходимое количество оформленных для отправки адресатам экземпляров документа в соответствии с прилагаемой рассылкой.

Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в территориальные органы Росимущества и подведомственные организации).

6.7.6. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи и соответствующим государственным контрактом.

При отправке документа почтой работниками участка отправки исходящей корреспонденции осуществляется конвертирование документа с указанием адреса, взвешивание, маркирование, заклеивание и передача на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт;

При отправке заказных писем составляется реестр на отправляемую корреспонденцию в двух экземплярах. После отправки документов один экземпляр реестра с отметками почтового отделения связи (подпись работника почтового отделения связи о получении корреспонденции, проставление печати) остается на участке отправки корреспонденции.

6.7.7. При отправке документов федеральной фельдъегерской связью составляется их конвертирование с указанием адреса, составление реестра на отправляемую корреспонденцию в трех экземплярах и передача документов работнику ГФС России. Один экземпляр реестра остается на участке отправки корреспонденции.

Фельдъегерской связью осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в перечень органов, служебные отправления которых доставляются органами федеральной фельдъегерской связи.

6.7.8. Отправка документов, подписанных электронной подписью и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, иные федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется по системе МЭДО в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации электронного взаимодействия" и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденными приказом Минцифры России и ФСО России от 4 декабря 2020 г. N 667/233.

Не подлежат отправке по системе МЭДО:

абзац исключен. - Приказ Росимущества от 17.02.2023 N 32;

документы, имеющие в приложении брошюры, книги, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4;

документы, содержащие приложения объемом более 200 листов.

6.7.9. Отправка документов, подписанных электронной подписью и адресованных в территориальные органы Росимущества, осуществляется посредством АС ДОУ.

6.7.10. При наличии приложений на бумажном носителе, а также для отправки документов в случаях, не предусмотренных абзацем 1 пункта 6.7.8 настоящей Инструкции, направляется копия подписанного ЭП и зарегистрированного электронного документа на бумажном носителе, оформленная работниками, осуществляющими регистрацию исходящих документов, на бланке Росимущества установленной формы с изображением Государственного герба Российской Федерации. Копия должна содержать всю информацию из соответствующего электронного документа, а также дату и регистрационный номер документа.

При этом приложение к электронному документу распечатывается исполнителем и предоставляется в отдел регистрации исходящей корреспонденции в день подписания документа или не позднее 11.00 следующего рабочего дня.

Копия документа заверяется:

оттиском штампа с текстом (или собственноручной записью с текстом) "Копия электронного документа, подписанного электронной подписью";

собственноручной подписью работника Росимущества, уполномоченного в установленном порядке на заверение копий электронных документов, с указанием его фамилии и даты создания копии электронного документа на бумажном носителе;

печатью Федерального агентства по управлению государственным имуществом с указанием наименования структурного подразделения, на которое возложены функции Службы делопроизводства, или надписью: "Для заверения копий электронных документов".

6.7.11. Документы, отправляемые с нарочным (исполнителем или другим работником структурного подразделения-исполнителя), передаются организациям-адресатам под расписку. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа (визовом экземпляре), остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ и указывает дату получения. В ЭРК документа в поле "Вид доставки" делается отметка "Выдано на руки".

6.7.12. На участке отправки исходящей корреспонденции проверяется правильность оформления исходящих документов (адрес, получатель, наличие указателя рассылки, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов), а также производится сортировка документов по форме отправления (простая, заказная, фельдсвязь).

Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера и документы в запечатанных пакетах к отправке не принимаются.

6.7.13. В случае возврата АО "Почта России" исходящей корреспонденции по причине отсутствия адресата, неверного адреса и другим причинам, документ возвращается в подразделение исполнителя для необходимости уточнения реквизитов и выяснения целесообразности повторной отправки корреспонденции.

6.7.14. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи и соответствующим контрактом. Для отправки телеграммы представляются подписанный и оформленный подлинник и его копия, два экземпляра указателя рассылки, подписанные исполнителем.

6.7.15. Отправка документов по каналам факсимильной связи осуществляется структурными подразделениями - исполнителями документов - с отметкой на экземпляре документа о дате и времени отправки.

При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата A4 шрифтом черного цвета, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

контроль за использование факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителем.

Подлинники документов, отправляемых по каналам факсимильной связи, как правило, досылаются адресату почтовой связью или, по согласованию с ним, подшиваются в соответствующие дела с отметкой о времени и способе отправки.

6.7.16. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем. При передаче (приеме) телефонограммы отмечают дату и время ее передачи (приема), фамилии и номера телефонов работников, передавших и принявших телефонограмму.

6.7.17. Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

6.7.18. Решение о способе доставки документа адресату, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по электронной почте принимается исполнителем по согласованию со Службой делопроизводства.

6.7.19. Ответы на обращения граждан, организаций направляются заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в Росимущество в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме.

6.7.20. По выбору заявителей Росимущество предоставляет информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, независимо от формы или способа обращения заявителей, за исключением случаев если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности.

6.7.21. На поступившее обращение гражданина, организации, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен на официальном сайте Росимущества в сети Интернет.